入館証・社員証の紛失対策やおすすめの管理方法について解説！物品管理

出入口にセキュリティシステムが導入されているオフィスや施設では、入館証や社員証がないと出入りできない仕組みになっています。
一方、入館証や社員証があれば、重要な物や情報が保管されているエリアに、第三者であっても侵入できてしまうリスクがあります。
場合によっては重大なインシデントに発展するおそれがありますので、入館証や社員証は適切に管理することが大切です。
本記事では、入館証や社員証を紛失するリスクと、紛失する主な原因、紛失対策とリスクを減らすための管理方法について解説します。

入館証の紛失によるリスク

施設に入る時に必要な入館証や社員証を紛失すると、以下のようなリスクがあります。

セキュリティリスク

入館証や社員証を紛失し、悪意ある第三者が拾得した場合、企業とは無関係な人物に社内や管理区画に侵入されるおそれがあります。
会社や管理区画に保管されている機密情報・個人情報を格納したファイルや、パソコンなどを持ち出された場合、ライバル企業に技術を盗まれたり、情報を悪用した犯罪が発生したりするおそれがあります。

企業イメージの低下

企業には、取引先や顧客などから預かった情報を適切に管理する義務があります。
入館証や社員証の紛失が原因で、個人情報が外部に漏洩してしまった場合、企業イメージの低下は免れません。
一度低下したイメージを取り戻すのは難しく、取引先や顧客が離れ、売上・業績ダウンを招く可能性があります。

入館証を紛失する原因

従業員が入館証や社員証を紛失してしまう原因は複数あります。

出し入れの際の紛失

入館証や社員証をポケットやカバンなどから出し入れする際、うっかり落としてしまうことがあります。
入館証は落としても大きな音がしないため、そのまま気付かずに過ごしてしまい、次に使おうと思った時に初めて紛失が発覚したというケースもあるでしょう。
入館証の利用シーン以外でも、同じカバンに入れた物を出し入れした時に意図せず入館証も外に出てしまい、紛失するというパターンも考えられます。

管理不足

入館証や社員証を日頃から適当な場所に放置する、裸のままポケットに入れて持ち歩くといったずさんな管理を続けていると、紛失リスクが高まります。
入館証や社員証の重要性が周知されていないと起こりやすいトラブルで、日頃の教育や指導の徹底が必要です。

盗難などのトラブル

入館証や社員証を入れたカバンを置き引きされたり、車上荒らしに遭って車内に置いていた入館証を盗まれたりするケースも少なくありません。
紛失の場合、拾得した人が親切に警察などへ届けてくれることもありますが、盗難の場合は、悪用されるリスクが高くなります。
手元に戻ってくる確率も低いので、日頃から防犯対策を講じておくことが大切です。

入館証の紛失対策

入館証・社員証の紛失予防や、被害を最小限に防ぐために必要な対策を3つご紹介します。

紛失時のマニュアルを作成

どんなに気を付けていても、紛失のリスクをゼロにすることはできません。
紛失時の対応を誤ると、被害がより拡大し、事態の収拾が困難になってしまうおそれがあります。
万一の場合に備え、入館証や社員証をなくした際に取るべき行動を定めたマニュアルを作成し、社内に周知させておきましょう。
紛失時のマニュアルには、紛失した時の対処法や、入館証を再発行する際の手続きといった事務的な情報を記載するだけでなく、入館証や社員証を紛失するとどのようなリスクが発生するのかについても明記した方がよいでしょう。
企業によってはうっかりミスの抑止力として、入館証や社員証をなくした場合のペナルティを記載しているところもあるようです。

入館証取り扱い方法を指導

社内向けに、入館証や社員証の取り扱い方法を指導、教育するのも有効な手段の一つです。
特に、入館証や社員証の保管を従業員に一任している場合、ポケットに入れっぱなしにする、社用車の中に放置するといったずさんな管理が横行しやすくなります。
入館証や社員証は普段どのように管理すべきか、持ち歩く時はどのようなことに気を付けるべきかなど、基本的な取り扱い方法を改めてレクチャーしておきましょう。
ただマニュアルを配布するだけでなく、説明会などを開き、全従業員向けに指導・教育した方が内部統制を図りやすくなります。

入館証を持ち帰らせない

入館証や社員証は社外で紛失するケースがほとんどです。
紛失や盗難のリスクを減らしたいのなら、入館証や社員証の社外への持ち出しを禁止し、社内で保管するという方法もあります。
その場合、不正な持ち出しや盗難を防げるよう、入館証や社員証を保管している室内のセキュリティを強化する必要があります。
なお、オフィスそのものへの出入りに入館証や社員証を利用している場合、この方法は使えないので要注意です。

入館証の紛失に関するリスクを減らすための管理方法

入館証や社員証の紛失に関するリスクを減らすため、実施したい管理方法を2つご紹介します。

管理台帳の作成

入館証や社員証の情報を記載した台帳を作成し、管理する方法です。
管理台帳には、入館証や社員証のナンバー、発行数、所有者の名前と所属部署、保管状況などの項目を設け、必要に応じてデータを更新していきます。
特に保管場所はきちんと把握しておく必要があるため、必ず台帳に記録するよう徹底しましょう。
管理台帳は手書きやExcelなどでも作成できますが、手間や時間を省きたいのならICタグなどを活用した専用システムを導入するのがおすすめです。

定期的に棚卸しをする

作成した管理台帳を元に、入館証や社員証の棚卸しを定期的に実施しましょう。
台帳と実際の状況に食い違いがある場合は、記録ミスや記入忘れなどが起こっている可能性があるので、ルールの徹底や指導が必要となります。

また、棚卸しによって所在が不明な入館証や社員証が見つかった場合は、マニュアルに従って速やかに対処します。
管理台帳を作成していればスムーズに棚卸しをすることが可能ですが、管理システムを導入すればさらに手間や時間を省略できます。

入館証の管理におすすめのシステム

入館証や社員証の管理をより手軽に、かつきちんと行うために導入したいおすすめのシステムを2つご紹介します。

CABIMATCH

1つ目は、誰が・いつ・何を使っているのか簡単に管理できるキャビネットシステム CABIMATCHです。
入館証や社員証に専用のICタグを貼り付け、専用キャビネットに保管しておけば、キャビネットから出し入れするだけで自動的に持ち出し・返却の記録を行うことができます。
キャビネットそのものもセキュリティロックがかかっており、あらかじめ登録した人物しか解錠できない仕組みになっているため、不正な持ち出しや盗難対策になります。

TAGMATCH

2つ目は、同じくICタグを使って入館証、社員証を管理できるTAGMATCHです。
ICタグを専用リーダにかざすだけで、持ち出しや返却の管理を自動記録できるため、いつ・誰が・何を持ち出しているのか一目でチェックできます。
必要に応じて、一括で棚卸しができるハンディリーダや、不正持ち出し対策に役立つ検知ゲート等のオプションも選べるので、業務効率化やセキュリティ強化などのニーズにも対応できます。

【まとめ】入館証や社員証はルールを設けて適切に管理しよう

入館証や社員証を紛失すると、第三者がオフィスや管理区画に侵入し、大切な物や情報を持ち出されるおそれがあります。
持ち出しによる直接的な損害に加え、企業のイメージ低下を招く原因となりますので、入館証や社員証は適切な方法で管理することが大切です。
具体的な管理方法として、管理台帳の作成や定期的な棚卸しが挙げられますが、これらを手動で行うと手間と時間がかかります。
入館証・社員証管理をより効率的に行いたいのなら、ICタグなどを利用した管理システムを導入し、記録を自動化することをおすすめします。