会社の書類整理をするメリットや整理のコツについて解説！物品管理

会社にはさまざまな書類があります。中には、一部の従業員だけが閲覧できる機密性の高い書類もあれば、ちょっとした会議の議事録など、重要性の低い書類もあるでしょう。このような書類を整理することは、社内スペースの確保だけでなく、業務効率にもメリットをもたらします。

この記事では、会社の書類整理によってもたらされるメリットや、書類整理のアイデアやコツについて解説します。

会社の書類を整理するメリット

会社にあるさまざまな書類を整理することで、次のようなメリットにつながります。

　● 生産性向上
　● セキュリティ向上

2つのメリットについて具体的に解説します。

生産性向上

会社にある書類の整理は、従業員の生産性向上が期待できます。オフィスに書類が煩雑に置かれていると、どこにどのような書類があるのかわかりにくいでしょう。

一方、書類を整理することで、どこにどのような書類があるのか、判断しやすくなります。その結果、作業効率が高まり、生産性の向上につながります。

セキュリティ向上

会社のオフィスには社内秘、社外秘といった機密性の高い書類もあります。書類の整理を怠ると、機密性の高い書類とそれ以外の書類が混ざってしまう可能性があります。そのまま書類を紛失すれば、重要な情報が流出しかねません。

書類を整理しておけば、紛失や情報流出のリスクが低減し、セキュリティ向上につながるでしょう。

書類整理の基本の手順

生産性向上やセキュリティ向上といった書類整理のメリットを得るためには、次のような手順を踏んでいきましょう。

　● 書類を分類
　● 使用頻度や保管期間に分けて収納
　● 場所を選定し収納・保管

書類を分類

類を分類する際は、保管が必要な書類かどうかで分類します。書類には、株主総会議事録や従業員の身元保証書のように、法律で保管が義務付けられているものがあります。まずは法的に保管が定められた書類とそれ以外の書類に分類しましょう。

保管が必要な書類の例として以下が挙げられます。
　・ 書類の種類　　　　　⇒　保管期間
　・ 株主総会議事録　　　⇒　10年
　・ 証憑書類　　　　　　⇒　7年
　・ 従業員の身元保証書　⇒　5年

法律で定められた書類は大きく次のような項目に分類しましょう。
　● 経理関連
　● 従業員関連
　● 取引先関連
　● その他

保管が不要な書類であっても、処分は適切に行いましょう。書類にはさまざまな情報が記載されています。そのため、そのまま燃えるゴミとして処分するのではなく、シュレッダーをかけて情報が人目に触れないようにしましょう。

同様に保管期間が過ぎた場合であっても、書類を廃棄する際はシュレッダーや溶解処理 をして処分するのが適切です。

使用頻度や保管期間に分けて収納

書類を種類、保管義務の有無で分類したら、使用頻度や保管期間で分けて収納しましょう。使用頻度の低い書類と高い書類を一緒にしてしまうと、探すのに手間がかかってしまいます。例えば、当年度の経理書類は使用頻度が高いため、一括りしてまとめることですぐに見つけられるようになります。

場所を選定し収納・保管

会社の書類整理を進める上では、保管場所の選定も欠かせません。書類の保管場所を選定する際は、使用頻度に着目しましょう。

使用頻度が高い書類は近くに、使用頻度が低い書類は遠くに収納・保管することで、効率的に作業を進められます。たまにしか使わない書類の保管場所がオフィスの一部分を占めていると、スペースを有効に活用できません。

書類整理をする際のコツ

オフィスにある書類を整理する際は、次のようなコツを押さえておくのがおすすめです。

　● 書類の置き場所を決めておく
　● 元あった場所に戻す仕組みをつくる
　● ファイルや書類名をわかりやすくする

書類の置き場所を決めておく

オフィスの書類は置き場所を決めておきましょう。書類の重要度を何種類かに分けて、置き場所を決めておきます。また、社内全体で使用する書類かどうかでも置き場所を決めておきましょう。

例えば、使用頻度が高く社内全体で共有する書類であれば誰もが確認できるように、オフィス内のキャビネットに保管します。一方、使用頻度が低く、一部の従業員だけが確認する書類であれば、倉庫などに保管しておくというのもおすすめです。

元あった場所に戻す仕組みをつくる

社内全体で使用する書類を始めとして、複数の従業員が使用する可能性がある書類は、元にあった場所に戻す仕組みをつくることが大切です。持ち出した書類の行方がわからないままだと、紛失や情報流出のリスクにつながりかねません。さらに、行方がわからない書類を探す作業が発生することで、本来の業務が妨げられる可能性もあります。

このようなリスクを軽減するためには、書類に通し番号を設ける、書類を持ち出す際に名前を記入する、などの工夫を凝らしましょう。また、持ち出した書類は元に戻すよう従業員に習慣づけてもらうことも大切です。

ファイル名や書類名をわかりやすくする

オフィスの書類整理には、ファイル名や、書類名をわかりやすくしておくこともポイントです。例えば書類をまとめたファイルの背表紙に次のような項目を記載しておきましょう。

　● 作成年月
　● 案件名
　● 書類内容

ファイルの背表紙に概要を記載しておくことで、探し出す時間を短縮できます。

書類・ファイル整理に使える便利アイテム

書類や、書類をまとめたファイルを整理する際に活用できるのが、次の2つのアイテムです。

　● クリアファイル
　● ファイルボックス

クリアファイル

書類をしまうファイルの中でも、広く使用されているのがクリアファイルです。クリアファイルの中でもインデックスを貼り付けられるタイプであれば、どのような書類をしまっているのかがすぐに判断できます。また、ポケットがついているクリアファイルは複数の書類を保管可能です。

ファイルボックス

ファイルボックスとは書類を収納するためのボックスです。ファイルボックスであれば複数の書類やファイルを一ヶ所に保管できます。ファイルボックスに書類を保管する場合は、クリアファイル使用時と同様にインデックスシールを活用しましょう。インデックスを設けることで、どのようなボックスにまとまっているかを瞬時に確認可能です。

会社の書類整理におすすめのシステム

会社の書類整理にはクリアファイル、ファイルボックスなどのアイテム以外だけでなく、システムを活用するのもおすすめです。会社の書類整理に適したシステムとして次の2つが挙げられます。
　● CABIMATCH（キャビマッチ）
　● TAGMATCH（タグマッチ）

それぞれの特徴は次のとおりです。
～CABIMATCH（キャビマッチ）の特徴～
　ICタグを活用して、専用のキャビネットからの持ち出し・返却を自動で管理

～TAGMATCH（タグマッチ）の特徴～
　ファイルにICタグを取り付け、タグリーダで読みこみ、持ち出し・返却を一括管理

キャビマッチやタグマッチを活用することで、誰がどのような書類を持ち出したのかをすぐに確認でき、紛失や情報流出の防止につながります。

【まとめ】会社の書類を整理して業務の効率化・生産性向上につなげよう

会社の書類の整理がされていないとどこに書類があるのかわかりにくいため、作業が滞ってしまう恐れがあります。一方、書類が整理されていれば必要な書類をすぐに見つけられるため、業務の効率化や生産性向上につながります。

さまざまなアイデアやシステムを活用しながら、会社の書類整理を行い、生産性向上やセキュリティ向上を図りましょう。