契約書の管理方法の基本とポイント物品管理

契約書は、企業活動において非常に重要な書類の一つであり、その適切な管理は法的リスクの回避や業務効率の向上に直結します。

しかし、契約書の管理方法が適切でないと、情報漏洩や契約更新のミスなど、さまざまな問題が発生するリスクがあります。

そこで本記事では、契約書の基本的な管理方法とポイントについて解説し、エクセルによる管理台帳の作成方法もご紹介します。

契約書の理想的な管理状態とは？

契約書の管理は、企業の法的リスクを回避し、業務を効率化するために不可欠な業務です。
理想的な契約書管理とは、契約書が適切に保存され、必要な時に迅速にアクセスでき、最新の状態に維持されている状態を指します。

ここでは、契約書の理想的な管理状態と、そのために必要なポイントについて解説します。

契約書を一元管理できている

理想的な契約書管理の第一歩は、契約書を一元的に管理することです。一元管理できていれば、契約書がどこに保存されているのかが明確になり、必要な情報に迅速にアクセスできます。

紙の書類だけでなく、電子データも含めて行うことが重要です。これにより、契約書がどのフォーマットであれ、情報が一箇所で管理されるため、検索や確認が容易になります。

契約書の検索性とアクセス権限の設定が整えられている

理想的な管理状態の条件の一つとして、契約書の検索性が高く、必要な書類に迅速にアクセスできることが求められます。
このためには、契約書の情報（契約先、契約日、期限など）をデータベース化し、キーワード検索やフィルター機能を使って簡単に探せる仕組みを整えることが重要です。

また、アクセス権限の設定も大切です。契約書には機密情報が含まれるため、関係者以外の閲覧を防ぐ必要があります。

契約更新や期限が管理できている

契約書の理想的な状態には、契約の更新日や期限の管理ができていることも含まれます。
契約更新のタイミングを逃すと、重要なビジネス機会を失ったり、契約条件が不利になったりするリスクがあります。そのため、契約期限のアラート機能を活用し、更新時期が近づいたら通知がくるように設定するのが効果的です。

セキュリティとバックアップの強化

理想的な管理では、定期的なバックアップを行い、万が一のデータ消失にも備えておく必要があります。クラウドベースのシステムを使用する場合、データのバックアップとセキュリティ対策が標準で実施されるため、セキュリティの負担が軽減されます。

また、紙の契約書を保管する場合も、耐火キャビネットの使用やアクセス制限を設けた専用の保管場所を設置することが推奨されます。これにより、物理的なセキュリティも確保し、情報漏洩のリスクを低減します。


以上の状態を整えた上で、定期的な管理体制の見直しを行い、必要に応じてアップデートを行うことで、常に最新の管理状態を保つことができます。特に、法令の変更や企業内の規定が変わった際には、それに合わせて管理方法を見直すことが求められます。

契約書を適切に管理していないと、どうなる？

契約書管理の不備は、企業にとってさまざまなリスクを引き起こします。

法的リスクが増大してしまう

契約書の管理がずさんな場合、法的リスクが増大することは避けられません。たとえば、契約書が見つからない、重要な条項が見落とされていた、更新期限が過ぎていたなどのミスが発生すると、法的なトラブルや違約金の発生など、企業にとって重大な影響を及ぼします。
特に、法的に義務付けられた保存期間を守らない場合、コンプライアンス違反として罰則が科せられることもあります。

さらに、契約書の管理が適切でないと、取引先との紛争が発生した際に有効な証拠として活用できないケースも考えられます。契約書は、企業の法的な防衛策として機能する重要な書類であり、その管理不備は企業の信頼性を損ね、長期的なビジネス関係にも悪影響を与える可能性があります。

財務リスクが増大してしまう

契約書の管理不備は、企業の財務面にも直接的なリスクをもたらします。契約の内容や更新日、支払い条件などが適切に管理されていないと、無駄な支出や支払い漏れ、契約更新のタイミングを逃して高額な延長費用が発生することがあります。
特に、契約の自動更新が設定されている場合、契約解除の通知を忘れてしまい、不要な契約が自動的に延長されるリスクも考えられます。

また、契約書管理の不備により、複数の部門が同じ取引先との契約を重複して結んでいるケースも発見されることがあります。
この結果、予期しないコストの増大や、無駄な支出が発生し、企業全体の財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。

業務効率が低下してしまう

契約書が適切に管理されていないと、業務効率も大幅に低下します。たとえば、必要な契約書がすぐに見つからず、契約内容の確認に時間がかかることがあります。この結果、取引先との調整が遅れ、ビジネスチャンスを逃す可能性もあります。
また、契約書の捜索や確認にかかる時間は、他の業務にも影響を与え、総務部や法務部の担当者にとって大きな負担となります。

さらに、契約書の更新管理ができていない場合、契約の期限切れや更新忘れが発生し、必要な契約がないまま業務が進行してしまうリスクもあります。
このような状況は、企業の業務プロセス全体を混乱させ、結果として業務の非効率化を招いてしまいます。

契約書の管理方法の基本

契約書管理の重要性、基本的な管理項目、そして具体的な管理手順について解説します。

契約書管理の重要性

繰り返しになりますが、契約書は企業の取引条件や法的な義務を明確にするための重要な書類です。適切な管理が行われていない場合、契約更新のタイミングを逃したり、重要な条項の見落としによるトラブルが発生したりするリスクが高まります。
特に、契約書は法的な証拠としての役割を果たすため、紛争時には企業を守る重要な防衛策です。

契約書を適切に管理していれば、企業は法的リスクを回避し、業務のスムーズな進行を支えることができます。
また、管理体制が整っていると、総務部や法務部の担当者が迅速に契約内容を確認できるため、業務効率も向上します。

基本的な管理項目

契約書管理において押さえておきたい基本的な項目は、以下の通りです。

保管場所

契約書の保管場所は明確にし、物理的な保管と電子データの両方を適切に管理することが重要です。
物理的な契約書は、耐火キャビネットやアクセス制限のかけられた保管庫に収納し、電子データはクラウドや社内のサーバーに保存して、バックアップを定期的に行いましょう。

保管場所が整理されていれば、必要な契約書に迅速にアクセスすることができます。

更新や解約時期

契約書の更新や解約時期の管理も重要です。
契約の期限を過ぎてしまうと、不利な条件で自動更新されたり、契約解除のタイミングを逃したりするリスクがあります。

エクセルの管理台帳や専用の管理システムを利用して、契約の更新や解約の時期を一目で確認できるようにしておきましょう。リマインダー機能を使って、更新時期が近づいた際に通知が届くようにするのも効果的です。

アクセス権限

契約書には機密情報が含まれているため、誰がどの契約書にアクセスできるかを厳格に管理する必要があります。
アクセス権限を設定することで、機密情報の漏洩リスクを低減できます。
電子データの場合、システム上で閲覧権限を細かく設定することができるため、特定の担当者のみがアクセスできるようにするのが理想的です。

契約書管理の基本的な手順

契約書管理を効率的に行うためには、以下の手順を踏むことが大切です。

1．契約書の分類と整理

まず、契約書を取引先や契約内容ごとに分類し、整理することから始めます。分類の際には、取引先名、契約開始日、終了日、契約の種類（販売契約、賃貸契約など）といった基本情報をエクセル台帳に記載することで、後の検索が容易になります。このように分類しておくことで、必要な契約書を迅速に見つけることができます。

2．デジタル化と電子管理

契約書のデジタル化は、管理効率を飛躍的に向上させます。紙の契約書をスキャンして電子データ化し、システム上で一元管理することで、物理的な保管スペースの削減と検索の容易化が実現します。

さらに、電子契約書を導入することで、ペーパーレス化が進み、管理の手間も大幅に減少します。
電子契約書には、タイムスタンプや電子署名が付与されるため、法的な有効性も確保されています。こうしたデジタル化の取り組みは、セキュリティの向上にも寄与し、情報漏洩のリスクを低減します。

3．セキュリティ対策

契約書のセキュリティ対策は、物理的な保護とデジタル上でのアクセス制限の両面から行うことが求められます。
物理的な保管場所には防犯対策を講じ、電子データには暗号化やパスワード保護を施すことが重要です。
また、定期的なアクセスログの確認や、ウイルス対策ソフトの導入も有効な対策です。

4．定期的な見直しと更新

契約書管理は、一度設定したら終わりではありません。定期的に管理体制を見直し、変更が必要な点があれば速やかに対応することが重要です。
契約書の内容や管理方法を最新のものに維持することで、常に適切な管理状態を保つことができます。

契約書の代表的な管理方法

契約書の管理方法は、企業の業務スタイルや法務体制によってさまざまですが、大きく分けて紙媒体での管理、デジタル管理、そしてこれらを組み合わせたハイブリッド管理の3つがあります。
それぞれの管理方法にメリットとデメリットがあるため、企業のニーズに合わせた適切な選択が求められます。

紙媒体での管理

紙媒体での管理は、最も伝統的な契約書の管理方法です。契約書を印刷してファイルに保管し、キャビネットや専用の保管庫に収納します。

この方法は、紙の契約書が法律的に有効な証拠となるため、特に法的効力を重視する場面で広く採用されています。
また、紙媒体はデジタルデータのようにサイバー攻撃による情報漏洩のリスクが低いというメリットもあります。

しかし、紙媒体での管理にはデメリットもあります。
物理的な保管スペースを必要とし、契約書が増えるにつれて保管場所が不足する問題が生じます。
また、契約書を探す際に時間がかかることや、ファイルの紛失リスクが高まる点も課題です。
さらに、複数の部署で同時に契約書を確認するのが難しいため、業務の効率化には限界があります。

デジタル管理

デジタル管理は、紙の契約書をスキャンして電子データとして保存し、専用の文書管理システムやクラウドサービスで管理する方法です。
この方法は、検索機能やフィルタリング機能を活用して契約書の検索が容易になるため、業務効率を大幅に向上させます。
また、デジタル管理はペーパーレス化を推進し、物理的な保管スペースを削減するための環境にも優しい方法です。

デジタル管理のメリットは、契約書の更新日や期限管理を自動で行えることです。システムが契約更新のタイミングを自動でリマインドしてくれるため、更新忘れを防げます。
また、アクセス権限を設定して情報のセキュリティを強化できる点も大きなメリットです。
これにより、必要な担当者だけが契約書にアクセスでき、情報漏洩のリスクを低減します。

ただし、デジタル管理には、初期導入費用やシステム運用コストがかかる場合があるため、導入前にコスト面の検討が必要です。
また、デジタルデータのバックアップとセキュリティ対策を徹底しないと、サイバー攻撃やシステム障害によるデータ損失のリスクも考えられます。

ハイブリッド管理（紙媒体とデジタルの併用）

ハイブリッド管理とは、紙媒体とデジタル管理の両方のメリットを取り入れた方法です。
重要な契約書は紙媒体で保管し、同時にスキャンして電子データとしても管理することで、両方の強みを活かせます。紙の契約書が必要な法的要求を満たしつつ、デジタル管理の効率性を享受できる点が特徴です。

ハイブリッド管理は、紙の契約書が必要な場合に迅速に取り出せるだけでなく、デジタルデータを利用して業務の効率化も図れるため、多くの企業で採用されています。
また、デジタルデータは共有が容易なため、複数の部門間での契約書の確認や承認プロセスがスムーズに進みます。

ただし、ハイブリッド管理では、紙とデジタル両方の保管・管理が必要となるため、管理コストが増加する可能性があります。
また、紙の保管場所やデジタルデータのセキュリティ対策を両立させることが求められるため、適切な体制を整えることが重要です。

契約書の管理方法のポイント

契約書を適切に管理するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
以下で、契約書の一元管理、保存義務、そしてセキュリティ対策について解説します。

契約書は一元管理する

契約書の管理において最も重要なポイントは、一元管理を徹底することです。
契約書が複数の場所に分散して保管されていると、必要な書類をすぐに見つけられない、更新や期限切れを見落とすといったリスクが高まります。一元管理することで、契約書の所在が明確になり、検索やアクセスが容易になります。

契約書は7年間保存する義務がある

契約書は企業の重要な文書であり、税務上の理由から最低でも7年間は保存する義務があります。これは、法人税法や商法に基づく義務であり、万が一、税務調査などが入った際に契約書が提出できないと、罰則やペナルティの対象となることがあります。したがって、契約書の適切な保存は企業にとって避けては通れない責任です。

保存期間中は、契約書が劣化しないように適切な保管環境を整えることも重要です。物理的な紙の契約書であれば、耐火キャビネットや防湿庫を使用し、電子データであれば定期的なバックアップを行い、データが損失しないように対策を講じる必要があります。保存期間終了後も、法務部と相談の上、必要に応じてデータの保管延長や破棄の判断を行うことが求められます。

情報セキュリティ対策を講じる

契約書には機密情報や個人情報が含まれるため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策は欠かせません。物理的な契約書の保管では、アクセス制限がかけられた専用の保管場所に収納することが基本です。電子データの場合は、アクセス権限を厳格に設定し、暗号化を施したり、パスワード保護を行うことが求められます。

また、データのバックアップはもちろんのこと、セキュリティソフトの導入や、アクセスログの定期的なチェックも有効です。システム上で誰がどの契約書にアクセスしたかを把握することで、不正なアクセスを未然に防ぐことができます。さらに、従業員に対するセキュリティ教育を行い、契約書の取り扱いに関するルールを徹底することも効果的です。

契約書管理のセキュリティを強化することで、情報漏洩のリスクを大幅に減少させることができます。企業の信頼性を守るためにも、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。

まとめ

契約書を適切に管理することで、法的リスクの回避だけでなく、情報漏洩防止や更新ミスの防止にもつながり、企業全体の業務効率を高めることができます。

契約書管理のポイントとしては、まず一元管理を徹底することが重要です。契約書を分散して保管するのではなく、一箇所に集約し、デジタルデータとしても管理することで、アクセスのしやすさや検索性を向上させましょう。

また、契約書は7年間の保存義務があるため、法的要件に基づいて適切に保管し、必要に応じて見直しや更新を行うことが求められます。

さらに、セキュリティ対策も契約書管理の重要な要素です。物理的な保管方法や電子データの暗号化、アクセス権限の設定など、多層的なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

特に、電子管理に移行する際には、専用の文書管理システムやクラウドサービスを活用することで、セキュリティと業務効率の両立が可能になります。
エクセルを使った管理台帳の作成は、手軽に始められる方法ですが、契約書の数が増えるにつれて管理が煩雑になるため、専用のシステムへの移行を視野に入れて検討することをおすすめします。

たとえば「CABIMATCH（キャビマッチ）」のような管理システムを導入すれば、契約書の貸出状況も管理でき、より高度な一元管理とセキュリティ対策を実現できます。
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