備品管理の「見える化」で得られるメリットや効率的に進める方法を解説物品管理

備品管理の見える化とは、備品の在庫状況や所在、使用状況などを、誰でもすぐに確認できるようにしておくことです。

備品管理を見える化することで、以下のようなメリットが得られます。
　・ 過剰在庫や二重発注の防止
　・ 備品の所在や使用状況の把握
　・ 貸出・返却の管理
　・ メンテナンスや保管状況の管理
　・ 資産の管理

備品管理は、企業において手間のかかる作業のひとつです。ただし、しっかりと管理しておかなければ、備品がなくなったり機密情報が流出したりする可能性もあるため注意しなければなりません。とくにパソコンやタブレットなど、電子機器系の備品の扱いには注意が必要です。

この記事では、備品管理の「見える化」で得られる効果や、効率よく管理する方法について解説します。備品管理で悩んでいる方は、ぜひチェックしてください。

備品管理の見える化とは

備品管理の見える化とは、備品の在庫状況や所在、使用状況などを、誰でもすぐに確認できるようにしておくことです。

備品管理の見える化を行うことで、備品が必要な時にすぐに使え、在庫の無駄を減らすことができたり、セキュリティを向上させることができたりします。

備品管理の見える化は、備品管理の効率化やセキュリティの向上につながる重要な取り組みです。

備品管理を見える化しないと陥る失敗とは？

逆に、備品管理の見える化に取り組まないと、次のような失敗に陥る恐れがあります。

備品の劣化や故障に気が付かず、業務に支障をきたす

備品の使用状況や保管状況が把握できていないため、備品の劣化や故障に気が付かず、業務に支障をきたす可能性があります。

備品が劣化や故障した場合、すぐに気付かなければ、以下の問題が発生する可能性があります。
・業務の遅延や中断
・作業のミスや事故
・従業員からのクレーム

備品の劣化や故障を防ぐためには、備品の使用状況や保管状況を常に把握することが重要です。備品管理を見える化することで、備品の劣化や故障を早期に発見し、業務への影響を最小限に抑えることができます。

備品の盗難や紛失に気付かず、損害が発生する

備品の所在が把握できていない状態のため、備品の盗難や紛失に気付かず、損害が発生する可能性があります。

備品が盗難や紛失された場合、すぐに気付かなければ、以下の損害が発生する可能性があります。
・備品の購入費用の損失
・備品を使用できないことによる機会損失
・備品の破損や故障による二次被害

備品の盗難や紛失を防ぐためには、備品の在庫状況や利用状況を常に把握することが重要です。備品管理を見える化することで、備品の盗難や紛失を早期に発見し、損害を最小限に抑えることができます。

備品のチェックに時間がかかる

備品管理を可視化していない場合、備品のチェックには以下の作業が必要になります。
・備品の名称や数量、保管場所などの情報を探す
・備品の名称や数量、保管場所などの情報を確認する

備品にラベルを貼って管理している場合、備品の名称や数量、保管場所などの情報を確認する作業に時間がかかります。備品の種類や数量が多いと、必要な情報を探すのにさらに時間がかかります。また、ラベルが剥がれていると、必要な情報を確認できなくなります。

備品管理を可視化することで、これらの作業を効率化することができます。

備品管理が属人化してしまう

備品管理を見える化していない場合、備品の名称や数量、保管場所などの情報を特定の担当者しか把握することができなくなります。そのため、その担当者が不在や異動になった場合、備品管理が滞ってしまう可能性があります。

その結果、以下のような以下の問題が発生する可能性があります。
・備品の発注や廃棄などの業務が滞る
・備品の在庫状況や利用状況が正確に把握できなくなる
・備品の盗難や紛失のリスクが高まる

備品管理を属人化させないためには、備品の名称や数量、保管場所などの情報を誰でも簡単に把握できるようにすることが重要です。備品管理を見える化することで、備品管理の属人化を防ぐことができます。

備品の不足や余剰が発生してしまう

備品の在庫状況が把握できていないため、必要な時に必要な備品が手元にない可能性があります。また、必要ないのに余計な備品を保管しているため、コストの無駄が発生する可能性があります。

備品の不足が発生すると、以下の問題が発生する可能性があります。
・業務の遅延や中断
・作業のミスや事故
・従業員からのクレーム

一方、備品の余剰が発生すると、以下の問題が発生する可能性があります。
・備品の購入費用の無駄
・備品の保管スペースの無駄
・備品の劣化や故障のリスク

備品の不足や余剰を防ぐためには、備品の在庫状況を常に把握することが重要です。備品管理を見える化することで、備品の不足や余剰を早期に発見し、業務への影響を最小限に抑えることができます。

備品管理の「見える化」で得られるメリット

備品管理を「見える化」することで、無駄なコストの削減や業務の効率化、セキュリティや従業員満足度の向上などの効果を得られます。それぞれの効果について詳しく見ていきましょう。

無駄なコストの低減

無駄なコストを低減できることは、備品管理を「見える化」する大きなメリットです。備品を「見える化」し、それぞれの個数や状況をしっかりと把握しておけば、無駄なものを購入したり備品が余ったりするのを防止できます。細かな備品であっても、購入が重なると大きな出費となるため注意しましょう。

業務効率化

備品管理を「見える化」すれば、業務の効率化を実現できます。備品の個数を把握して整理しておかなければ、必要なものを探すのに時間がかかってしまいます。誰かが使っているのか、紛失したのか、そもそも購入していないのか、といった状況を把握することもできません。

備品管理を「見える化」しておけば状況を簡単に把握できるため、新たに購入すべきなのか、使っている社員から返却を求めるべきなのか、すぐに決断できます。無駄な作業が減り、生産性も向上するでしょう。

セキュリティの向上

セキュリティの向上も備品管理の「見える化」による効果のひとつです。持ち出し状況を適切に管理しておかないと、思わぬ形で備品がなくなってしまう可能性もあります。

とくに、パソコンやタブレットなどの備品には注意しなければなりません。不正に持ち出されると、個人情報や機密情報が流出してしまう可能性もあるため注意が必要です。

従業員満足度の向上

備品管理を「見える化」することで、従業員満足度の向上を期待できます。しっかりと管理しておけば、従業員が必要なときにすぐに備品を借りられるからです。仕事や会議で使用する道具や器具がスムーズに手に入れば、作業が効率よく進み、モチベーションも向上するでしょう。

備品管理を「見える化」する手順

備品管理を「見える化」するうえでは、明確なルールや管理台帳を作成し、担当者を決めておくことが重要です。ここでは「見える化」の方法やコツを紹介しますので、チェックしておきましょう。

備品管理のルールを作る

まずは、備品管理に関するルールを設定しておくことが重要です。備品を借りるときは社員名や日付を記入する、期限までに返却できない場合は報告するなど、明確な規則を作成しておきましょう。ルールを作成したら、従業員全員に周知しておくことも大切です。

備品管理の担当者を決める

「見える化」を進めるためには、備品管理の担当者を決めましょう。担当者を決めておくことで責任感が生まれ、備品管理がスムーズに進みます。担当者は、備品の状況を随時確認したり、返却されていない場合に借りている社員へ連絡したりします。

備品管理の台帳を作成する

備品管理を「見える化」するうえでは、管理台帳を作成しておくことも重要です。管理台帳とは、備品名や備品番号、貸出日や借りている社員名などを記載しておく書類のことです。

台帳を作成して情報を一元管理することで、備品管理を効率よく進められます。紙ベースで作成するよりも、Excelや便利な管理システムを活用するのがおすすめです。

備品を分類する

一定のルールに従って備品を分類しておくと、管理しやすいでしょう。たとえば、電子機器類・工具類・文房具類などと分類し、置き場を分けておくと、必要な備品をすぐに見つけられます。

使う頻度によって分類するのもよいでしょう。管理台帳も同じ分類にしておくと、管理がよりスムーズに進みます。

ラベリングをする

ラベリングをしておくことは、備品管理を「見える化」する際の重要なポイントです。それぞれの備品に番号を割り振り、シールを備品に貼り付けたり、管理台帳に記載したりしておけば、状況をすぐに把握できるでしょう。

備品を置いておく棚にも同じラベリングをしておくと効果的です。

定期的に棚卸をする

備品管理を適切に行うためには、定期的に棚卸しを行うことも大切です。棚卸しとは、保管場所にある備品の個数や、管理台帳の記載内容などを照らし合わせて状況を確認することです。

管理台帳に記載がないのに備品がなくなっている場合は、誰かが勝手に持ち出した、台帳への記載漏れがあった、という可能性があります。管理ルールに問題があるかもしれないため、ルールの見直しと再周知が必要です

備品管理の「見える化」を実現する方法

備品管理や「見える化」を実現する方法としては、主に次の3つの方法があります。

紙ベースで管理する

上でご紹介したような手順を、すべて紙ベースで管理する方法です。台帳はノートや用紙に記載してファイリングなどして管理します。

貸出の際は、借りたい従業員がノートや用紙に必要事項を記入し、管理者が確認してサインすることで貸出を許可します。

棚卸も、紙の台帳をもとに、実際の備品と突き合わせながら確認して実施します。

エクセルで管理する

台帳をエクセル上に作成し、デジタルで管理する方法です。台帳を共有しておき、借りたい従業員は、エクセル上に必要事項を入力します。

紙ベースでの管理よりは効率的ですが、運用方法によっては、貸出の際に管理者が現物とエクセルを確認して貸し出す必要があるなど、一部にアナログな業務が残り、効率化は中途半端なものになりがちです。

棚卸の際も、エクセルで作成した台帳を印刷するなどしてから、現物と突き合わせる必要があります。

備品管理システムで管理する

最もおすすめなのが、備品管理に特化したシステムを活用する方法です。備品管理を効率化することを想定して設計されているため、紙ベースやExcelで管理するのに比べて、作業にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
備品管理システムに備品情報や貸出履歴を集約して一元管理でき、情報の参照や共有を円滑に行えます。

また、管理業務の属人化を解消できたり、情報セキュリティを向上できたりといったメリットもあります。

たとえば、キャビマッチなら、ICタグを保管物に貼って、専用の保管庫に入れておくだけ。自動で貸出・返却履歴を記録するため、借りたい従業員は自由に持ち出しができ、管理者もチェックの必要がありません。
解錠できるのは登録者のみなので、不正な持ち出しや紛失、情報漏えいは防ぐことができます。

備品管理はキャビマッチで効率化！

備品管理システムの導入を検討しているのであれば、『キャビマッチ』がおすすめです。『キャビマッチ』はICタグを使って会社内の備品を管理するシステムです。パソコンやタブレット、契約書などにICタグを取り付けるだけで、使用状況を把握できます。持出情報は自動記録されるため、利用者の台帳の記入漏れもなくなります。重要な備品の紛失や情報漏洩を防止しつつ、管理や棚卸しの手間を省けるでしょう。

専用の棚を使って整理整頓できることも『キャビマッチ』の大きな特徴です。オフィスの鍵や社員カードなどの重要な備品を保管しておけば、セキュリティ性が高まり、従業員も安心して働けるでしょう。

まとめ：備品管理を「見える化」して管理業務を効率化しよう！

今回は、備品管理の「見える化」による効果や、具体的な方法について解説しました。備品管理を「見える化」すれば、管理に関する業務の効率化、セキュリティ性や従業員満足度の向上といった効果を期待できます。無駄な備品を購入する場面も減るため、コスト削減にもつながるでしょう。

備品管理を「見える化」する際は、ルールを明確にしたり担当者を決めたりすることが重要です。便利なシステムも多く提供されているため、うまく活用して管理業務を効率化させていきましょう。