鍵の持ち出し管理でやるべき管理方法とおすすめのシステムを紹介物品管理

会社にある鍵をしっかりと管理しておかなければ、盗難や情報漏洩などの被害が発生する可能性もあります。この記事では、鍵の持ち出し管理の重要性や具体的な方法を紹介します。管理を効率化するためのシステムについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

鍵の持ち出し管理でよくある課題

会社にある鍵の管理は、手間のかかる業務のひとつです。大きな会社になるほど鍵の数も増え、大量の鍵の管理に苦労するケースも多いでしょう。玄関や部屋の鍵だけではなくロッカーや金庫の鍵などもあるため、管理が不十分な場合、何の鍵かわからなくなることもあるかもしれません。

また、誰が鍵を持ち出しているか把握できていないケースもあるでしょう。必要なときに鍵が見当たらず、ロッカーや棚を開けられない場合もあります。鍵を探して会社中を走り回るような無駄な作業が発生しないよう、鍵はしっかりと管理しましょう。

鍵を紛失した場合のリスクと鍵の持ち出し管理が重要な理由

ここでは、鍵の持ち出し管理が重要な理由について詳しく解説します。

情報漏洩を防ぐため

情報漏洩を防ぐことは、鍵の持ち出し管理を行う大きな目的です。社内には、契約書や顧客リスト、パソコンやタブレットなど、重要な情報が入ったものが多数置かれています。

万が一鍵を失くすと部外者に侵入され、個人情報や顧客情報が漏洩してしまう可能性もあるため注意しましょう。物品は無事でも、情報だけが盗まれるケースもあります。また、社内でも一部の人のみが入れる場所もあるでしょう。鍵の持ち出し管理をしっかりと行うことで、社内のセキュリティを高めることが重要です。

社員を守るため

社員を守ることも鍵の持ち出し管理が重要な理由のひとつです。会社には備品だけではなく、社員個人の持ち物も置いてあります。鍵の管理が不適切で、簡単に持ち出せるような状態では、社員は安心して働けません。会社への出入りや重要な書類の持ち出しをある程度制限することで、安心して働ける環境を構築できるでしょう。

オフィス内の資産を守るため

オフィス内の資産を守るうえでも、鍵の持ち出し管理は重要です。オフィス内には現金はもちろん、小切手やクレジットカードなど、さまざまな資産が置かれています。パソコンやタブレット、プロジェクターやカメラなど、高価な備品も多いでしょう。

鍵を紛失したことで部外者の侵入を許してしまうと、資産が盗まれてしまう可能性もあります。大きな損害につながるケースもあるため、鍵の持ち出しはしっかりと管理しておくことが大切です。

会社のイメージダウンや存続の危機を防ぐため

鍵の持ち出し管理は、会社のイメージダウンを防ぐことにもつながります。鍵の紛失が原因で部外者に侵入されると、資産や個人情報を盗まれるだけではなく、会社の信頼性が低下してしまうケースもあります。

「鍵の管理が不適切だったのではないか」「個人情報の管理が雑なのではないか」などと思われ、取引を中止される可能性もあるため注意が必要です。鍵の持ち出し管理は会社の存続にも関わる重要な業務と考え、しっかりと対応しましょう。

鍵の持ち出し管理でやるべき管理方法

鍵の持ち出し管理においては、管理台帳を作成する、ラベルで管理する、ルールを明確にする、といったポイントを意識しましょう。管理方法の詳細は以下のとおりです。

鍵管理台帳・鍵管理表を作成

鍵の持ち出し管理を適切に実施するためには、管理台帳や管理表を作成しておくことが重要です。管理台帳や管理表には、会社にある鍵をすべて記載しておきます。その上で、社員が鍵を持ち出すときは、持ち出し日や社員名などを記載してもらいましょう。重要な鍵については、必要に応じて持ち出し理由などを書いてもらうことも大切です。

管理台帳や管理表は、Excelやシステムを活用して作成するとよいでしょう。デジタル化しておくことで、紙ベースで作成するよりも管理業務を効率よく進められます。

ラベルで鍵を管理

鍵の持ち出し管理では、ラベルを活用するのがおすすめです。それぞれの鍵に番号や記号などを割り振り、ラベルを貼り付けておくことで効率よく管理できるでしょう。管理台帳や管理表にも同じ番号を記載しておけば、似たような形状の鍵でも簡単に見分けられます。

ICタグ付きのラベルを活用すれば、いちいち印刷して貼り付けるような手間はかかりません。

鍵の取り扱いルールを決める

鍵の取り扱いルールを明確にしておくことも重要です。鍵を持ち出すときは管理台帳に必要事項を記載する、決められた期限内に必ず返却するなど、わかりやすいルールを設定しておきましょう。

マニュアルを作成して、社員全員に周知しておくことも大切です。持ち出しの手順だけではなく、鍵を管理する重要性や紛失することによるリスクなどを共有しておくと、責任感をもってルールを守ってくれるでしょう。

紛失したらすぐに報告するよう指導する

万が一鍵を紛失したときは、すぐに担当者や上司へ報告するように指導しておきましょう。連絡が遅くなると、被害が大きくなる可能性もあります。鍵をなくしたとしてもすぐに連絡すれば、鍵を交換する、警察へ連絡するなどの対応を行い、被害を防ぐことも可能です。

紛失した場合の連絡先や対応方法をまとめておくのもよいでしょう。マニュアルに紛失時の対応手順を記載しておけば焦らずに対処でき、被害を最小限に抑えられます。

鍵の持ち出し管理を簡単にするおすすめのシステム

鍵の持ち出し管理を効率化したい場合は、次のようなシステムを導入するのがおすすめです。
いずれも終業前などの必要なタイミングで「鍵が返却されているか」を一目で確認が可能になります。

キャビマッチ

『キャビマッチ』は、ICタグを活用したスマートな管理を実現できるシステムです。鍵にICタグを取り付けるだけで、セキュリティ性を高めつつ、管理業務を効率化できます。持ち出しや返却を自動で記録できるため、管理業務を大幅に効率化できるでしょう。専用の棚を使って簡単に整理整頓できることも大きな魅力です。

タグマッチ

『タグマッチ』は、シンプルな機能で使いやすい管理システムです。ICタグを貼り付けるだけで、鍵や重要な備品などを効率よく管理できます。PCとタグリーダでカンタンに一元管理できるシステムです。

まとめ：鍵の持ち出し管理を徹底してセキュリティ性を高めよう！

今回は、鍵の持ち出し管理の重要性や具体的な方法を紹介しました。鍵をしっかりと管理しておかないと部外者に侵入され、現金や高価な備品を盗まれたり、個人情報が流出したりする可能性もあります。

管理台帳・管理表を作成する、ルールを作成して社員全員に周知するなど、鍵の持ち出し管理を徹底して会社のセキュリティ性を高めましょう。管理業務を効率化したいのであれば、便利なシステムを導入するのもおすすめです。