貸出管理システムとは？運用の注意点やおすすめのシステムを紹介物品管理

備品は企業の所有物です。そのため、企業は備品を適切に管理して紛失や不正利用などを防ぐ必要があります。しかし、備品の貸出管理をしていても、ヒューマンエラーによって誤差が発生してしまうケースもあります。そこで活用できるのが貸出管理システムです。

この記事では貸出管理システムについて、運用の注意点やおすすめのシステムなどを紹介します。

貸出管理システムとは

会社内や倉庫内などにはパソコンや各種物品など、さまざまな備品が存在します。このような備品を貸し出す際に活用されるのが貸出管理システムです。

システムを使用せずに紙の台帳で備品を管理していると、記入漏れや紛失などのトラブルにつながりかねません。

一方、貸出管理システムはRFIDや二次元コードなどを使用して、備品を誰に貸し出しているのか、在庫数がいくつあるのかなどを管理できます。システムによって適切に管理するため、備品の紛失や不正利用などを防止することが可能です。

貸出管理とは

貸出管理システムを用いる貸出管理とは、先述のとおり企業の備品を管理することです。そのため、備品管理と同義と言えるでしょう。

一般的な企業では備品の管理がおこなわれています。備品は会社が所有する物であるため、適切な管理が求められ、管理がずさんだと紛失や不正利用などにつながります。

貸出管理システムでできること

貸出管理システムを導入することで、システムに基づいた適切な備品管理が可能です。
貸出管理システムによって適切な備品管理ができれば、次のようなメリットにつながるでしょう。

　● 備品不足や紛失のリスクを減らせる
　● 業務を効率化できる
　● コストを削減できる
　● 属人化を解消できる

備品不足や紛失のリスクを減らせる

貸出管理システムで備品を管理することで、備品の貸出状況がすぐに把握できます。備品の行方が分からなくなった場合でも、誰に貸し出しているかがすぐに分かるため、紛失のリスクを軽減することが可能です。

また、貸し出されていない備品がどれだけあるかもシステムで把握できるため、備品が不足するといったリスクの軽減にもつながります。

業務を効率化できる

備品の管理を怠ると、従業員が使おうとしたときに備品が見当たらず、探さなければならない可能性があります。このような時間に業務が圧迫されると、非効率的です。

一方、貸出管理システムであれば備品の在庫状況が把握できるため、スムーズに備品を貸し出すことができます。また、貸出管理システムで適切に備品を管理していれば、検品や棚卸の作業時間短縮にもつながります。

コストを削減できる

コスト削減も貸出管理システム導入のメリットです。貸出管理システムで管理すれば、備品を重複して購入する心配はありません。また、どのような備品を多く貸し出しているかを判断できるため、無駄なく備品の補充が可能です。

属人化を解消できる

人化とは特定の従業員だけが業務のフローや内容を理解している状況です。貸出管理に当てはめると、特定の従業員しか備品の場所を把握していないという状況です。属人化が深刻化すると、担当従業員に業務が集中する、担当従業員がいないと備品が借りられないなどという事態になりかねません。

貸出管理システムを活用すれば、備品の情報が可視化されるため、担当従業員以外でもどこになにがあるかといった情報を把握することが可能です。

貸出管理システムの選び方

貸出管理システムにはさまざまな種類があります。数ある貸出管理システムの中からひとつを選ぶには、次のような点に着目しましょう。

　● 必要な機能があるか
　● 導入や管理がしやすいシステムか
　● 既存のシステムと連携できるか
　● 導入後のサポートは充実しているか

必要な機能があるか

貸出管理システムを選ぶ上では、自社で必要な機能、自社の状況に応じた機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。

例えばシステム導入にあたっての準備にかかる負担を抑えたいという場合は、ICタグを備品に貼り付けるだけで管理できるようなシステムが適しています。

導入や管理がしやすいシステムか

導入や管理がしやすいシステムであることも大切です。一般的に貸出管理システムはクラウド型とインストール型に分けられます。それぞれのメリット、デメリットは次のとおりです。

【クラウド型】--------------------------------------------------------------------------------------------------
＜メリット＞
・ インターネット環境が整っていれば、どこからでもパソコンやスマートフォンでアクセス可能
・ インストールやセットアップが不要なため初期費用を抑えられる
・ データの自動バックアップが可能

＜デメリット＞
・ カスタマイズがしにくい
・ ランニングコストがかかる

【インストール型】----------------------------------------------------------------------------------------------
＜メリット＞
・ インターネットの回線速度やメンテナンスの影響を受けない
・ ランニングコストを抑えられる

＜デメリット＞
・ 対応するデバイスに制限がある
・ パソコンが故障すると使用できない

例えば、すぐに貸出管理システムを導入したいという場合は、クラウド型が適しているでしょう。また、クラウド型であればデータの自動バックアップが可能です。

既存のシステムと連携できるか

貸出管理システムの中には、自社で導入している既存のシステムと連携できるタイプもあります。例えば、固定資産管理や会計管理システムと連携させればデータの分析がスムーズにおこなえます。

また、貸出管理システムのデータをCSVで出力できれば、自社の基幹システムとの連携も可能です。

導入後のサポートは充実しているか

導入後のサポートが充実しているかどうかも、貸出管理システムを選ぶ上でのポイントです。

貸出管理システムを導入しても使用方法や運用方法に不備があると、システムが定着しない恐れがあります。そのため、導入後のサポート体制が整ったシステムを選びましょう。

中にはトライアル期間を設けている貸出管理システムもあります。トライアル期間が設けられている貸出管理システムであれば、導入後の運用イメージもつきやすいでしょう。

貸出管理システム運用の注意点

貸出管理システムは備品管理の作業を効率化できます。しかし、運用にあたっては次のような点に注意しましょう。

　● 目的を明確にする
　● 管理の対象を決める
　● 運用ルールを作成し周知する
　● 定期的に棚卸をする

目的を明確にする

貸出管理システムに限らず、システムを導入する上では、なぜ導入するのか目的を明確にする必要があります。目的が曖昧なままシステムを導入すると、当初期待していた効果を実感できないかもしれません。

例えば、貸出管理システムの導入にあたっては次のような目的が考えられます。
　● 備品の紛失や不正利用のリスクを減らす
　● 棚卸の負担を軽減する
　● 備品の発注数、タイミングを明確にする

このように、なぜ自社が貸出管理システムを導入するのか、目的を明確にしておきましょう。

管理の対象を決める

貸出管理システムを導入したからといって、いきなり全ての備品を管理するのは、管理者の負担になってしまいます。そのため、貸出管理システム導入当初は管理の対象を決めて運用しましょう。例えば、備品として用意しているノートパソコンだけに絞って運用するといった方法が挙げられます。

運用ルールを作成し周知する

貸出管理システムを運用するにはルールを作成して、従業員に周知することが大切です。運用ルールを周知できていないと、人によってはシステムを使用しないかもしれません。

貸出管理システムの操作方法を含む運用ルールを作成して、全従業員に周知しましょう。

定期的に棚卸をする

貸出管理システムを導入した場合であっても、備品の定期的な棚卸が必要です。棚卸を実施するタイミングは企業規模によって異なりますが、一般的に1年に1回の実施が望ましいとされています。

棚卸は現物をカウントするだけでなく、貸出管理システム上のデータと照らし合わせましょう。特に備品の数が多いとカウント漏れなどが発生しやすいため、システムのデータとの照らし合わせが大切です。

貸出管理におすすめのシステム

貸出管理におすすめのシステムは次の2つです。

　● CABIMATCH（キャビマッチ）
　● TAGMATCH（タグマッチ）

それぞれの特徴として、以下が挙げられます。
～CABIMATCH（キャビマッチ）の特徴～
　・ ICタグによって専用のキャビネット内から備品が取り出されたことを記録
　・ 2週間の無料トライアル期間がある
　・ 専門の担当者によるフォロー
　・ CSV出力機能によって他のシステムと連携できる

～TAGMATCH（タグマッチ）の特徴～
　・ ICタグを取り付け、タグリーダで読みこむことで備品を管理できる
　・ 2週間の無料トライアル期間がある
　・ 専門の担当者によるフォロー
　・ CSV出力機能によって他のシステムと連携できる

CABIMATCH（キャビマッチ）、TAGMATCH（タグマッチ）はともに無料トライアル期間と、専門の担当者によるフォローが用意されているため、導入前に操作性や運用のイメージを確認できます。

【まとめ】貸出管理システムで備品を適切に管理

備品を適切に管理するには、貸出管理システムの導入がおすすめです。
貸出管理システムであれば、備品の状況を正確に把握できるため、備品管理業務を効率化できます。

貸出管理システムの運用にあたっては目的を明確にする、管理の対象を決めるなどのポイントを押さえておきましょう。