物品管理とは？在庫管理との違いや目的、手順について解説物品管理

物品管理は企業にとって欠かせない重要な業務の一つです。
物品管理がおろそかになっていると日常の業務に支障を来す原因になりますので、目的や重要性をきちんと把握し、適切な方法で管理を行いましょう。
本記事では物品管理の基礎知識や在庫管理との違い、物品管理の基本的な手順、物品管理におすすめのシステムを紹介します。

物品管理と在庫管理の違い

物品管理とは、事業で使用する機材や消耗品、備品などの物品の数量や状態、保管場所などを管理することです。
入庫から出庫、廃棄に至るまでのすべてのプロセスにおいて、物品の流れをチェックし、記録していきます。
似た言葉に在庫管理がありますが、物品管理が自社で利用する機材や備品を対象としたものに対し、在庫管理は消費者に販売する製品や商品を対象としているところに違いがあります。

物品管理の対象物

物品管理の対象となるものは、大きく分けて以下3つとなります。

　● 消耗品
　● 機材
　● 備品

消耗品とは、文房具や名刺、社内で使うトイレットペーパーや洗剤など、比較的短期間で消費されるものを指します。
機材とは、社内で移動して使うもの、あるいは社外に持ち出して使用するものです。ノートパソコンやタブレット、カメラなどがこれに該当します。
備品とは、耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上20万円未満のものを指します。代表的なものに、デスクやチェア、キャビネット、デスクトップパソコンなどがあります。

物品管理の目的

企業が物品管理を行う目的は大きく分けて4つあります。

所在の把握

企業は多くの物品を所有しているため、どこに何があるかを把握していないと、使用時に余計な手間がかかったり、物品を紛失したりする原因となります。
物品管理で物の所在をはっきりさせておけば、業務効率化や紛失による損害防止に役立ちます。

数量の把握

短期間で消費される消耗品は、定期的に数量を把握しておかないと、いざという時に数が不足して使えなくなるおそれがあります。
逆に、十分な残量があるのに消耗品を買い足してしまうと、余計なコストを費やす原因となります。
物品管理で数量を把握しておけば、物品の過不足を防ぐことができます。

状態の把握

機材や備品は消耗品に比べると長く使用できますが、経年劣化が進むと故障や不具合を起こすリスクが高くなります。
故障や不具合が起こってから新しいものを調達しようとすると、業務に支障を来すおそれがあります。
物品の状態を日頃から確認しておけば、故障や不具合を起こす前に買い替えや修理を行うなどして、トラブルを未然に防止できます。

資産状況の把握

消耗品や機材、備品などの物品は、会計上では企業の資産に該当します。
特に耐久消費財の場合、減価償却の対象となるため、何をいつ購入したのかきちんと把握しておく必要があります。
資産状況の把握がおろそかになっていると、適切な会計処理を行えず、税制面で損をしてしまう可能性もあるので要注意です。

物品管理の重要性

物品管理を適切に行うことは、企業にさまざまなメリットをもたらします。
ここでは物品管理を行う重要性を5つのポイントに分けて解説します。

業務効率化

日頃から物品をきちんと管理しておけば、機材や備品が壊れて使用できなくなる、消耗品が不足して業務に支障を来すなどのリスクを軽減できます。

また、物品の所在を明確にしておけば、使用時にあちこち探し回る必要がなくなり、時間と手間の削減につながります。

コストの削減

物品管理が適切に実施されていると、消耗品を余分に買い込んだり、機材や備品が深刻な故障・不具合を起こしたりするのを未然に予防できます。

また、資産状況をしっかり把握しておけば、耐久消費財を漏れなく減価償却できるため、節税になります。
他にも、業務効率化によって時間外労働を短縮・削減すれば、人件費の削減にも繋がります。

常に最適な状態の徹底

物品の数量や状態を正しく把握していれば、必要な物が必要な分だけ揃っている最適な環境を維持できます。
機材や備品も、問題なく稼働する状態をキープできるので、故障や不具合が発生して慌てるリスクが少なくなります。

セキュリティリスクの軽減

物品の所在がはっきりしていないと、社内外における物品の紛失リスクが高くなります。
特にノートパソコンやUSBなどの記憶媒体を社外で紛失し、第三者の手に渡ってしまった場合、大事な機密情報や個人情報が外部に流出してしまう危険性があります。
情報を悪用した犯罪などが起こるリスクがあるのはもちろん、情報漏洩の事実そのものが企業の信用やイメージを著しく損ねる原因となりますので、物品管理によるセキュリティ向上は必須です。

内部統制

企業は健全かつ効率的な事業活動のために、内部統制を整備する必要があります。
物品管理も内部統制を構成する重要なシステムの一つで、物品の数量や所在を明確にすることで、従業員による私的流用や不正な持ち出しなどを防ぎやすくなります。

物品管理を行う基本の手順

物品管理を適切に行うための基本的な手順を6つのステップに分けて説明します。

物品の現状把握を行う

まずは、自社が保有している物品の棚卸しを実施し、現状を把握するところから始めましょう。
棚卸しの過程で不用品が見つかった場合は処分や売却を行い、必要な物だけを残すようにします。

物品管理台帳を作成する

物品の情報を記録する物品管理台帳を作成します。
台帳に記載する項目は自由に決めて構いませんが、基本的には以下のような項目を記録していきます。

　● 物品名
　● 登録日（購入日）
　● 登録数（購入数）
　● 日付（利用日、返却日）
　● 物品の状態
　● 保管場所

上記の他にも、必要に応じてリース期間や保証期間などの項目を追加します。

物品を分類し、ラベルを作成する

物品をカテゴリごとに分類したら、物品情報を記載したラベルを作成します。
消耗品、機材、備品の3つに大別するだけだと細かな管理が難しくなるので、そこからさらに使用頻度や利用場所などに応じて分類していくと管理しやすくなります。
バーコード付きのラベルやICタグを利用すれば、専用の機器でスキャンするだけで物品の情報を簡単に管理できて便利です。

配置を決める

それぞれの物品をどこに配置、保管するかを決めます。
使用頻度が高いものは、日常的に出し入れしやすい場所に配置すると業務効率化につながるでしょう。
倉庫などに保管する場合は、棚にナンバーを振り、ラベルやICタグに保管場所の情報を登録しておくと管理が楽になります。

定期的な棚卸し

定期的に物品の棚卸しを行い、物品管理台帳と実際の物品の状態に食い違いがないかどうかチェックします。
物品管理台帳があれば、どこに何が保管されていて、どのような状態であるかを簡単に確認できるので、棚卸し作業にさほど時間を掛けずに済むでしょう。

物品管理のルールを決め、周知する

物品管理は管理者だけが行うものではなく、物品を利用する従業員全員が担うものです。
物品を利用するときは使用した数や日付を記録する、ICタグをスキャンして貸し出しや返却の記録を残すなど、物品管理のルールをきちんと定め、社内に周知しましょう。
マニュアルやガイドラインなどを作成し、社内の目に付くところに置いておけば、ルールが定着しやすくなります。

物品管理におすすめのシステム

物品管理は企業にとって必要不可欠な業務ですが、すべての工程を手作業で行うと時間と手間がかかります。
物品管理をより効率的に行うには、便利なシステムを活用し、アナログ式の工程をなるべく減らすことが大切です。
ここでは物品管理におすすめの便利なシステムを2つご紹介します。

CABIMATCH

物品の貸し出し記録と棚卸しの業務効率化、セキュリティ向上を同時に実現するキャビネットシステムです。
物品にICタグを貼り付けておけば、中の物を出し入れするだけで、自動で貸出、返却履歴を記録することができます。
キャビネットはあらかじめ登録を済ませた人物しか解錠できない仕組みになっているので、大切な物品の紛失や盗難の防止にも役立ちます。

TAGMATCH

専用のICタグとタグリーダを活用することで、物品の管理を簡易化するシステムです。
物品に貼ったICタグをリーダで読み込むだけで、物品の持ち出しや返却を自動で記録可能。いちいち手動で記録する必要がないので、手間が省けるのはもちろん、記入ミスや入力忘れも防げます。
オプションのハンディリーダを活用すれば、ICタグを一括で読み取れるので、棚卸しの時短に繋がります。

【まとめ】物品管理を適切に行って業務効率化やセキュリティ向上を目指そう

企業が保有している消耗品や機材、備品などの物品は、それぞれ数量や状態、保管場所などをしっかり把握しておく必要があります。
物品管理を怠ると、業務効率が低下したり、会計処理が適切に行われなかったりする原因となるので、手順に沿って物品を管理する基盤を整えておくことが大切です。
タグをスキャンするだけで持ち出しや返却の履歴を登録できるシステムを活用すれば、より効率よく物品管理を行うことができるでしょう。