管理台帳とは？～作成方法から運用のポイントまで解説～物品管理

管理台帳を作成すると、業務効率化やアクセス性の向上などさまざまなメリットが期待できます。会社にある備品や書類をきちんと管理したいのなら、管理台帳を作成・運用してみましょう。

本記事では、管理台帳の基礎知識や作成する目的、作成方法、運用のポイントについて解説します。

管理台帳とは

管理台帳とは、会社にある備品や書類を管理するために作成される台帳のことです。
書類を管理する目的で作成されたものは文書管理台帳、会社が保有するデータやソフトウェア、端末などの情報資産を管理するために作成されたものは情報資産管理台帳など、管理対象となるモノによって名称が異なる場合もあります。
管理台帳には主に備品などの名称、保管場所、利用状況、購入日などの項目を記入し、当該備品がどこにどのように保管されているか、どのように使われているかなどの情報を閲覧できる仕組みになっています。

管理台帳を作成する目的

会社で管理台帳を作成する目的は、大きく分けて3つあります。

1. 業務の効率化が可能になる

管理台帳を作成すると、どこに何があるのかを正確に把握できるようになります。必要な備品、書類をあちこち探し回る手間が省けるため、業務の大幅な効率化が可能です。
特に管理台帳システムを利用している場合、備品名や書類名でキーワード検索すれば該当の備品等の情報が瞬時に表示されるため、台帳をめくる手間もカットできます。

2. 備品を適切に管理できる

管理台帳には備品等の状態も登録されるため、メンテナンスや廃棄、再発注なども判断しやすくなります。適切なタイミングで必要な措置を行えば、備品の不足や余剰が起こりにくくなり、トラブル防止や経費節約につながります。
また、法律で一定期間の保管が義務づけられている文書を適切に管理できるところも管理台帳のメリットです。文書ごとに保管期間を記載しておけば、当該文書をいつまで保管しておけばいいか一目で確認できるので、誤って廃棄するなどのリスクを軽減できます。

3. 必要な情報へのアクセス性が高まる

管理台帳があれば、必要な情報を短時間で把握できるようになります。社内での日常業務を効率化できるのはもちろん、外部から問い合わせを受けたときにすばやく対応できるため、クライアントや顧客を待たせずに済みます。

管理台帳の作成方法

管理台帳の具体的な作成方法と手順を4つのステップに分けて説明します。

1. 管理台帳に記載する備品や文書を分類する

まず、管理台帳に記載する備品や文書の仕分けを行います。
たとえば文書管理台帳を作成する際は、
法律で一定期間の保存を義務づけられた「法定保存文書」、
社内外で共有する「共有文書」、
すでに文書として完成された「完成文書」などに分類します。
さらに、それぞれのジャンルで書類を重要度別に区分し、カテゴライズします。
このように、あらかじめ備品や文書を一定のルールに基づいて分類してから台帳を記載すると、後から特定の備品・文書を探す際、ジャンルやカテゴリから簡単に検索できるようになります。

2. 管理台帳の記入項目を決める

モノごとに、管理台帳に記入する項目を決定します。
たとえば備品管理台帳なら、以下のような項目を記載します。
　● 備品名
　● 種別
　● 購入日時
　● 保管場所
　● 耐用年数
　● 保証期限
　● 利用状況

一方、文書管理台帳なら主に以下のような項目を記載します。
　● 文書名
　● 種別
　● 閲覧可能範囲
　● 保管場所
　● 保管期間
　● プライバシー情報の有無

管理台帳に記載する項目に明確なルールはなく、会社ごとに必要な項目をリストアップするのが一般的です。後から台帳を見直したときに不便を感じないよう、必要な項目を漏れなくピックアップしましょう。

3. 管理台帳の形式を定める

管理台帳をどのような形式で作成・運用するのかを決めます。
従来は用紙に手書きで必要項目を記入し、種類別にファイリングする方法が一般的でした。誰でも作成・運用できるところが利点ですが、台帳が増えると当該文書の検索に時間がかかったり、台帳を保管するスペースに困ったりする可能性があります。そのため、近年は管理台帳システムなどを使用し、パソコンなどで台帳を作成・運用する方法が主流となりつつあります。

システムを利用すると備品・文書の検索が容易になるほか、紙の文書を保管するスペースが不要になるなど、さまざまなメリットがあります。
ただ、システムの導入にはコストがかかるほか、PC操作に不慣れな方は使いこなすまでに時間がかかることもあります。システムを利用する場合は、予算に合ったものや、初心者でも簡単に操作できるものを選ぶことが大切です。

4. 管理台帳に記載する

管理台帳の形式が決まったら、実際に管理台帳へ必要な情報を記載していきます。台帳への記載項目は多岐にわたるので、一通り作成し終えたら、入力ミスや漏れがないかしっかり確認しましょう。

管理台帳を運用するポイント

管理台帳を適切に運用するために押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

1. 運用ルールを定める

管理台帳はさまざまな人が閲覧・編集するため、運用ルールが統一されていないと、現場を混乱させてしまう恐れがあります。台帳の表記方法や、備品・文書の分類方法をあらかじめ明確にし、ルールに則って運用することを徹底しましょう。
基本的なルールを記載したマニュアルやガイドラインを作成し、従業員がいつでも閲覧できるようにしておけば、ルールを逸脱した運用を防げるようになります。

2. 台帳の存在を周知する

せっかく管理台帳を作成しても、従業員が活用しなければ意味がありません。管理台帳を作成したら、台帳の存在を社内にアナウンスし、積極的な活用を推進しましょう。
周知の際は、前述した台帳のルールも合わせて説明し、適切な運用を行うよう呼びかけることが大切です。管理台帳システムを利用する場合は、必要に応じて説明会などを開き、使い方や注意点などをレクチャーする機会を設けるのも一つの方法です。

3. 定期的に棚卸する

管理台帳を作成しても、入力漏れやミスなどのヒューマンエラーにより、記載した内容と実際の在庫や文書の状態が合致しないことがあります。管理台帳は非常に便利なツールですが、そこに記載されている情報を鵜呑みにすることなく、定期的に棚卸をして台帳に記載されている内容に誤りはないかチェックしましょう。
棚卸作業を行うと、台帳だけではわかりにくい備品や文書の状態を実際に目で見て確認できるため、「いざというときに備品・文書が使えなかった」といったトラブルの防止にもつながります。

【まとめ】備品管理にはCABIMATCHがおすすめ！

備品や文書を管理するための台帳を作成しておくと、業務効率化や適切な備品の管理、必要な情報へのすばやいアクセスなどが可能になります。
しかし、手書きの台帳は作成・運用に手間がかかるほか、ヒューマンエラーの発生により、実際の現場と状況が合致しないことも多々あります。より確実に、かつ手間なく備品や文書を管理したいのなら、便利な管理システムの導入を検討しましょう。

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