社内セキュリティ強化のために必要な9つのポイントを紹介！情報漏洩・セキュリティ管理

インターネットはビジネスになくてはならないものですが、手軽にデータのやり取りを行える分、情報漏洩やクラッキングなどのリスクも高くなっています。
大事な情報を守るためには、社内セキュリティを強化する工夫を採り入れることが大切です。

本記事では社内セキュリティの基礎知識や、セキュリティを強化する必要性、セキュリティトラブルの原因、セキュリティを強化する対策法について解説します。

社内セキュリティとは

社内セキュリティとは、会社で保管している情報を保護するために講じる対策のことです。会社には顧客や取引先の個人情報や、業務にまつわる機密情報など、外部に漏れてはならない重要な情報が保管されています。

これらが外部に漏洩した場合、多大な損失や損害を被る可能性があるため、トラブルを未然に防ぐセキュリティ対策が必要不可欠とされています。

社内セキュリティは大きく分けて「情報セキュリティ」と「空間セキュリティ」の2つがあり、前者はパソコンやシステムに保存されたデータを保護するためのアクセス制限などを指します。

一方の空間セキュリティは、書類やパソコンなど物理的な情報媒体を保護するために講じるセキュリティで、事務所の入退室チェックや鍵付き棚への収納などを指します。いずれも会社の情報を守るために必要な対策なので、両方のセキュリティを強化するのが基本とされています。

社内セキュリティを強化する必要性

社内セキュリティを強化しなければならない理由は大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、会社のイメージダウン防止です。顧客や取引先から預かった大事な情報が外部に流出したとなると、企業の信用は大きく失墜します。取引先や顧客が離れる原因になれば、業績や売上ダウンも免れません。

2つ目は、業務停止の防止です。大事な情報を漏洩してしまった場合、その原因究明やステークホルダーへの声明発表、再発防止策の検討など、さまざまな対応を行わなければならず、本業が滞る原因となります。

また、ウイルスやクラッキングなどの被害を受けた場合、システムがダウンして物理的に業務が停止する可能性もあります。社内セキュリティの整備は、これらのリスクを最小限に留めるために必要不可欠な措置とされています。

社内セキュリティトラブルの原因

社内セキュリティトラブルが起こる原因は複数ありますが、主に6つに絞られます。

　● 情報管理ミス
　● 誤操作
　● 不正アクセス
　● 紛失
　● 不正な情報の持ち出し
　● 盗難

このうち、最も多いのは情報管理ミスによるトラブルです。パソコンの操作を誤ったり、システムの不具合によってデータが消失してしまったりする事例がこれに該当します。

次に多いのは誤操作によるトラブルで、メールを誤った宛先に送信したり、ファイルを間違って添付したりすることによって発生します。

さらには、不正アクセスや不正な情報の持ち出しなど、悪意ある第三者の行動が原因になることもあります。

ほかにも、会社のパソコンを出先でなくしたり、空き巣や車上荒らしの被害に遭ったりして情報が漏洩することもあります。

社内セキュリティを強化する対策方法

社内セキュリティを強化するために有効な対策方法を9つご紹介します。

セキュリティポリシーの策定

セキュリティポリシーとは、資産をどのように保護するかを定める基本的なルールや方針のことです。自社の業種や業態、ネットワークの構成、保有している資産などを元に、その企業に適したセキュリティポリシーを策定する必要があります。

策定したセキュリティポリシーはマニュアルやガイドラインにまとめ、全社員が閲覧できるような環境を整えておくことが大切です。

従業員教育の実施

社内セキュリティトラブルの多くは、情報を取り扱う従業員のミスや注意力不足が原因で発生しています。会社の情報がいかに重要なものか、漏洩するとどうなるかなどの認識を全社員で共有し、情報取り扱いへの意識を高める必要があります。

具体的な対策としては、従業員向けに勉強会や説明会を開く、情報セキュリティに関するオンラインセミナーを開催するなどの方法が挙げられます。

パスワードの強化

パスワードの設定は情報漏洩対策に有効な手段のひとつですが、容易に推測できてしまうような簡易的なパスワードでは十分な対策にはなりません。パスワードはなるべく長文にし、かつ複数の文字（英字や数字、記号など）を使用するなど、複雑なパスワードを設定するようにしましょう。

ただ、複雑なパスワードにすると自分が忘れてしまう可能性もあるので、パスワード管理ソフトの活用も検討してみるとよいでしょう。

ウイルス感染対策

パソコンやタブレット、スマートフォンなど、インターネットに接続する端末にはアンチウイルスソフトをインストールしておきましょう。アンチウイルスソフトを利用していれば、ウイルスが仕込まれたメールやファイルを開封したり、怪しげなサイトに誘導されたりしても警告してくれます。

ウイルスやスパムを除去する機能も搭載されているので、業務に使用する端末にはアンチウイルスソフトを導入しておきましょう。なお、アンチウイルスソフトは常にバージョンアップすることで、最新のセキュリティ保護機能を利用できます。

公衆無線LANの利用制限

カフェやレストラン、駅といった公共施設には、誰でも無料で使える公衆無線LANが設置されています。出先でパソコンやタブレットを使用する際に便利なサービスですが、不特定多数の人がアクセスするため、社内のLAN環境に比べるとセキュリティは低い傾向にあります。

公衆無線LANを利用する場合は、社外に漏れてはいけない重要情報は取り扱わないなど、一定の制限を設けたほうがよいでしょう。

適切な情報危機管理

パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を利用する際は、危機管理意識を持つことが大切です。

たとえば、離席する際はパスワードを掛けたうえでスリープモードにしたり、USB端子にカバーを付けたりする対策が有効です。

また、会社用の端末を社外に持ち出す場合は記録を付け、いつ・誰が・どの端末を持ち出したのか正確に把握できるようにしておくと、不正な持ち出しを防げるでしょう。

端末を収納する棚にもロックを掛け、特定の人しか持ち出せないような工夫を取り入れると安心です。

事務所の入退室管理、不正侵入対策

悪意ある第三者が事務所に侵入し、勝手に情報端末を持ち出したりしないよう、入退室管理などの対策を講じておきましょう。

たとえば、入退室の際は必ず氏名や部署、時間を記載するようにするほか、IDカードがないと開かない収納棚に端末を保管するなどです。

入退室や収納棚の開け閉めのログは定期的にチェックし、不正なアクセスがなかったかどうか確認することが大切です。

取引先とのセキュリティ協議

自社の情報を守るためには、社内だけでなく、情報をやり取りする取引先にもセキュリティ対策を整えてもらう必要があります。

たとえば、契約書に秘密保持条項を盛り込み、万一のことがあった場合の責任の所在を明らかにするなどの対策が挙げられます。できれば取引先とセキュリティ協議を行い、互いの情報を保護するためにどのような対策を講じるべきか、よく話し合っておくのがベストです。

事故発生時のマニュアル作成

どんなにセキュリティを万全にしたつもりでも、トラブルや事故が発生するリスクはゼロにはなりません。万一の場合を考慮し、事故が発生したときはどのような対応を行うのか、事前にマニュアルやガイドラインを作成しておきましょう。

対応策があらかじめ定まっていれば、いざというときも慌てず、迅速に処理することが可能となります。

情報機器管理におすすめのシステム

情報機器の管理をより強化したい場合におすすめのシステムを2つ紹介します。

キャビマッチ

ICタグと専用キャビネットを利用したCABIMATCHです。専用キャビネットはICカード登録者しか開錠できない仕組みになっているため、不正に侵入した人物に情報機器を盗まれる心配がありません。

また、貸出・返却した履歴は自動でシステムに記録されるため、いつ・誰が・何を持ち出したのかを正確に把握できます。

タグマッチ

ICタグとタグリーダで持出・返却を一元管理できるTAGMATCHです。管理したい情報機器にICタグを貼り付け、専用のタグリーダで認証カードを読み込めば、対象機器の持出・返却履歴をまとめて管理できます。

オプションで検知ゲートやIPカメラ制御などを利用すれば、勝手に機器が持ち出されていないか、事務所に不審な人物が出入りしていないかなどもチェックすることが可能です。

【まとめ】システムを活用して社内セキュリティ環境を整えよう

社内セキュリティは、会社が保有する資産や情報を保護するために必要不可欠な対策です。社内セキュリティを怠ると、会社のイメージダウンや業績悪化、業務停止などのリスクを被る確率が高くなるので、適切なセキュリティを講じましょう。

社内セキュリティを強化する方法には、セキュリティポリシーの策定や従業員教育の実施ほか、事務所の入退室を管理したり、不正な侵入を防ぐ措置を採り入れたりする対策が挙げられます。また、CABIMATCHやTAGMATCHなどのシステムの活用もおすすめです。