会社のパソコンを紛失した場合のリスクや対策方法について解説情報漏洩・セキュリティ管理

近年はテレワークの普及もあり、従業員にパソコンを支給する会社が増えてきています。その分、会社のパソコンをなくすリスクも高くなったことから、いかに紛失を未然に防ぐかが企業の大きな課題となっています。

本記事では、会社のパソコンを紛失した場合に生じるリスクや、パソコン紛失のよくある事例、紛失を防ぐための対策方法、紛失を防ぐシステムについて解説します。

会社のパソコンを紛失した場合のリスク

会社のパソコンを社外で紛失した場合、以下のようなリスクが生じます。

個人情報の漏洩

会社のパソコンには、取引先や顧客、社内の人間の個人情報が保存されている場合がほとんどです。紛失したパソコンが第三者の手に渡ってしまった場合、保存されている個人情報が外部に流出するおそれがあります。

また、会社でクラウドシステムを利用している場合、紛失したパソコンを使って外部サーバーにアクセスすれば、パソコンに保存されているデータ以外の情報も抜き取られてしまう危険性があります。

不正利用される

紛失したパソコンを悪意ある第三者が拾得した場合、保存された情報やデータを不正利用される可能性があります。

たとえば、パソコンに保管されている機密情報を競合他社にリークする、従業員になりすまして社内の人間にウイルス付きのメールを送信する、パソコンに保管されていたクレジットカード情報を不正利用するなどが考えられます。

一度流出した情報を取り戻すのは非常に困難で、不正利用の内容によっては会社の業績に大打撃を与えるおそれがあります。

企業の信用を失う

取引先や顧客は企業を信用して個人情報を預けているため、情報が漏洩した場合、企業への信用は大きく失墜します。「信用できない」「安心して利用できない」と判断された場合、取引先から契約を断られたり、顧客離れが加速したりする原因となります。

失った信用を回復するには長い時間がかかるため、その間に会社の経営が傾いてしまう可能性もあります。

パソコン紛失のよくある事例

会社のパソコンを紛失してしまう原因は複数あり、具体的には以下のような事例が挙げられます。

　● 置き忘れ
　● 居眠り
　● 車上荒らし

とくに多いのは、会社や自宅以外の場所にパソコンを置き忘れてくる事例です。カフェやコワーキングスペースなどで仕事をして、うっかりその場にパソコンを置き忘れてしまったというケースは珍しくありません。

こうした公共の場にはたくさんの人がいるため、置き忘れたパソコンを持ち去られたり、起動したままのパソコンから情報を盗み見られたりする可能性があります。

また、電車でつい居眠りしてしまって網棚にパソコンを置き忘れた、あるいは第三者に盗まれてしまったという事例もあります。寝起きは頭が働きにくく、ぼんやりしたまま電車を降りてしまい、しばらくしてからパソコンの紛失に気付いたというケースも多いようです。

ほかにも、車内にパソコンを置きっぱなしにしたまま車から離れ、車上荒しに遭ったという事例も報告されています。なかでも、車上荒らしは悪意ある第三者の犯行なので、パソコンが手元に戻ってくる可能性は低く、保存された情報が不正利用される確率も高いと考えられます。

パソコンの紛失を防ぐための対策方法

パソコンの紛失を防ぐために、企業がやっておきたい対策方法を4つ紹介します。

1. ルールを決めておく

会社のパソコンを社外に持ち出す場合のルールをあらかじめ明確にしておくことが大切です。ルールは企業によって異なりますが、社外に漏れたら困る重要情報は持ち出し用のパソコンに保存しない、ファイルは暗号化やパスワード設定をする、パソコンの持ち出しを申請制にするなどのルールを決めましょう。

パソコンの持ち出しに関する規定や規則を決めたら、ガイドラインやマニュアルなどにまとめ、全社員に共有します。社内の目に付く所に貼っておくか、あるいは従業員全員に配布しましょう。

必要に応じて説明会を開き、全社員にパソコンの持ち出しルールを周知させるのも有効な手段です。

2. 対処法や責任の所在を明確にする

会社のパソコンを紛失してしまった場合の対処法や、責任の所在も事前に取り決めておきたい項目のひとつです。万一パソコンをなくしてしまった場合は、紛失したときの状況や、当該パソコンに保存されていたデータの内容などをしっかり調査します。

調査の結果を元に、どのようなデータがいつ、どのくらいの規模で流出したのかを被害者に向けて報告し、謝罪をするのが一般的な流れです。社外への対応が済んだら、紛失の原因から責任の所在を明らかにし、然るべき処分や指導を行いましょう。

3. 紛失したらすぐ報告するよう指導する

会社のパソコンを紛失した際、事を荒立てないよう自分だけで何とかしようとする従業員もいます。しかし、対応が遅れれば遅れるほど、リスクや被害も大きくなっていきます。

もし会社のパソコンを紛失したら、気付いた時点で速やかに上司へ報告するよう、常日頃からきちんと指導しておきましょう。

4. 紛失リスクの注意喚起

会社のパソコンを紛失するケースの多くは、従業員のうっかりミスや注意不足が原因です。会社のパソコンは非常に重要なものであることを認識してもらうために、全社に対して「会社のパソコンを紛失したらどうなるか」「どのくらいの被害が生じるおそれがあるのか」など、紛失した場合のリスクや被害についてしっかり説明しておきましょう。

会社のパソコンがいかに大切な物であるかを認識してもらえれば、注意不足による紛失や盗難のリスクを低減できます。

パソコンの持ち出し管理で紛失を防ぐシステム

会社のパソコン紛失を防ぐには、いつ、誰が、どのパソコンを持ち出したかをきちんと管理しておく必要があります。パソコンの持ち出し管理はこれまで紙のリストやExcelなどを用いて行うケースがほとんどでしたが、近年はICタグを利用してモノを管理できる便利なシステムに人気が集まっています。

ここではパソコンの持ち出し管理に便利なシステムを2つ紹介します。

キャビマッチ

キャビマッチ（CABIMATCH）は、ICタグを取り付けるだけで簡単にモノの管理をできるキャビネットシステムです。キャビネットを利用できるのはICカード登録者だけなので、見知らぬ第三者に会社のパソコンを持ち出される心配はありません。

ICカードを利用すると自動で貸し出しや返却履歴が記録される仕組みになっているため、いつ・誰がパソコンを持ち出したのか手軽に管理できます。
オプションを利用すれば、指静脈認証での開錠や複数キャビネットの管理など、より高度な機能も使えるようになります。

タグマッチ

タグマッチ（TAGMATCH）は、管理対象物にICタグを貼り付け、タグリーダで読み込むことで持ち出し・返却登録を行えるシステムです。持ち出し・返却データは履歴として閲覧できるため、万一パソコンの紛失があった場合、責任の所在を明らかにすることができます。

オプションで検知ゲートやパトライト制御、IPカメラ制御などの機能を利用すれば、不正な持ち出しも防ぐことが可能です。

【まとめ】会社のパソコンを紛失した際のリスクを知り対処法を決めておこう

会社のパソコンを紛失すると、保存していた個人情報や機密情報が外部に流出してしまうおそれがあります。情報漏洩は、企業の信用失墜や業績ダウンなどの被害に直結する重大なインシデントであり、場合によっては経営が傾く原因にもなります。

パソコンを持ち出すときのルールを決めておく、紛失した場合の対処法を明確にするなどの対策を講じ、パソコン紛失のリスクを最小限に抑えることを意識しましょう。

ICタグを活用した持ち出し管理システムを導入すれば、いつ・誰が・どのパソコンを持ち出したのかを正確に把握できるため、会社のパソコンの管理に役立ちます。