備品の持ち出し管理は大丈夫？リスクや管理方法を解説物品管理

企業には備品が用意されているのが一般的です。備品は企業が所有しているため、従業員は正しく持ち出して返却する必要があります。備品の持ち出しルールが不明瞭だとさまざまなリスクにつながってしまいます。

この記事では備品の持ち出し管理の方法やリスクについて解説します。

そもそも備品に当てはまるものとは

備品として当てはまるものは、一般的に次のような物です。

　● 机や椅子
　● 鍵
　● パソコンやスマートフォン、USBメモリといった電子機器
　● ノートやボールペンといった文房具

備品を持ち出す際のリスク

　

セキュリティリスク

備品のなかでもパソコンやスマートフォンといった電子機器は、セキュリティリスクを考慮しておく必要があります。

特にテレワークを実施している企業の場合、従業員は社内のセキュリティシステムから抜けて、会社の備品のパソコンやスマートフォンで、さまざまなサイトへのアクセスやアプリをダウンロードする可能性が考えられます。

また、情報を保存するためにUSBメモリを使用することもあるでしょう。このようにセキュリティシステムから抜けたパソコンやUSBメモリは、ウイルスに感染している可能性があります。

ウイルスに感染したパソコンやUSBメモリが会社のシステムにつながることで、ウイルスがどんどん広がってしまいます。

紛失・盗難リスク

従業員が備品を紛失してしまうリスクも考えられます。

例えば、USBメモリやスマートフォンなどには自社の情報だけではなく、取引先の情報も入っている可能性もあるため、漏えいしてしまうと取引先からの信用低下に発展する恐れがあります。最悪の場合、取引停止や行政措置、損害賠償など企業に甚大な損害を与える可能性もあります。

また、従業員が外出先でノートパソコンやスマートフォンを使用している際に、盗難にあってしまうケースも考えられるでしょう。特に喫茶店のように周囲に人がいる場所でノートパソコンやスマートフォンを使用していると、情報が他人の目に届き、盗難の誘発につながりかねません。

業務効率低下リスク

備品が正しく管理されていないと、業務効率の低下につながる可能性があります。

例えば、従業員がその日使用しようとしていた備品が、知らない間に別の従業員に貸し出されているとします。このようなケースでは、本来備品を使用する予定だった従業員の業務進捗が滞ってしまい、業務効率が低下してしまいます。

持出・返却管理システム『キャビマッチ』はICタグとセキュリティキャビネットを用いて、備品管理を効率化します。キャビマッチについて詳しくは以下をご確認ください。

備品の持ち出し管理の方法

備品の持ち出しを管理する方法として、次を意識しましょう。

　● 管理責任者を明確にする
　● 持ち出しルール・フローを制定する
　● PC・スマホ等のセキュリティ設定を変更する
　● 持ち出し管理表を作成する

管理責任者を明確にする

備品を誰が管理するのか、管理責任者を明確にしておきましょう。不特定多数の従業員が備品を管理していると、何を誰がいつ借りたのかが分かりづらくなってしまいます。

ただし、備品の種類は多岐にわたるため、備品ごとに責任者を決めるようにしましょう。

例えば、デスクや椅子、文具類、電子機器など備品の種類ごとに担当者を決めることで、備品を使用する従業員も確認しやすくなります。

また、備品の管理責任者はなにかトラブルがあった際に迅速に対応できるようにしておきましょう。

持ち出しルール・フローを制定する

備品を社外に持ち出す際のルールを定めておくことも大切です。例えば、自宅以外では使用しない、貸出期間は1ヶ月とするといったルールが挙げられます。

また、備品貸し出しのフローもあわせて制定しておきましょう。

誰に備品貸出の申請をして、誰が承認するかという流れを決めておきます。備品の管理責任者が承認者になることが予想されますが、必要に応じては上長の許可も取るようにしておきましょう。

PC・スマホ等のセキュリティ設定を変更する

備品として貸し出すパソコンやスマートフォンには、セキュリティ設定を施しておきます。貸し出す際のセキュリティ設定として次が挙げられます。

　● 端末にログインIDやパスワードを記憶させない
　● パスコードや指紋認証、顔認証による画面ロックを有効にする
　● 機密性の高い情報を暗号化する
　● ハードディスクにパスワード設定を施す
　● 遠隔設定でロックや初期化ができるようにする

持ち出し管理表を作成する

備品管理責任者がわかりやすく備品を管理できるために、持ち出し管理表を作成しておきましょう。

持ち出し管理表には持ち出した日付、使用する場所、品名などの項目を用意しておきます。備品を使用する従業員に各項目を記載してもらうことで、いつ、何を、誰が借りたかが分かりやすくなります。

備品持ち出し管理のチェック項目

備品持ち出し管理表には次のようなチェック項目を設けましょう。

　● 管理番号：備品の管理番号で履歴を追う際に役立ちます。一般的に備品購入の時系列順に番号を振っていきます。
　● 持ち出し日、時間：持ち出した日と時間を記載します。
　● 品名と数量：持ち出す品名と数量を記載します。
　● 使用場所：どこで使用するかを記載します。備品管理責任者は社内の備品ルールと照らし合わせて適切な場所かを確認します。
　● 使用目的：何の目的で使用するかを記載します。適正な目的かどうかは備品管理責任者が判断します。
　● 持ち出し者：持ち出す従業員の名前を記載します。
　● 持ち出し者の所属部署：持ち出す従業員が所属する部署を記載します。
　● 返却予定日：返却予定日を記載します。
　● 返却確認日：備品管理責任者が返却期日を記載します。
　● 承認者：部署の上長を記載します。
　● 確認者：備品管理責任者を記載します。

これらのチェック項目を満たした場合に備品を貸し出し、返却完了とすることで、備品にまつわるリスクを回避可能です。

備品の持ち出し管理の注意点

備品の持ち出しを管理する際は、備品管理責任者が細かく備品の動向をチェックしていることを周囲に伝えることが大切です。備品が適切に管理されていることが理解されれば、周囲の備品に対する意識の変化につながるでしょう。

また、備品持ち出し管理表はExcelで作成していると、リアルタイムで情報が共有されにくいうえに、複数人での管理ができません。かといって紙で管理すると記入漏れの可能性も考えられます。そのため、専用のツールを導入して管理するのがおすすめです

まとめ：キャビマッチで備品の持ち出し管理をカンタンに

備品の持ち出し管理は、自社のセキュリティや情報漏洩対策として有効です。備品の持ち出しを管理する際は、備品管理責任者が備品持ち出し管理表を活用して行ないましょう。

しかし、備品持ち出し管理表はExcelなどではリアルタイムで情報が共有されにくく、複数人での管理に向いていません。

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