備品管理をエクセルで行う前に注意するべき3つのポイントとは？物品管理

社内の備品の在庫数や使用状況などを管理することを、備品管理といいます。
備品管理は備品の過不足がないよう在庫数を調整したり、備品の持ち出しなどを把握したりする貸出管理表として必要です。

備品の数が少ない場合はエクセルでの管理が可能ですが、備品数が膨大ならば備品管理システムの導入がおすすめです。

この記事では、備品管理の目的やエクセルで行うメリット・デメリットのほか、注意すべき3つのポイントを解説します。

エクセルのおすすめ備品管理　無料テンプレート

備品管理をエクセルで手っ取り早く始めたいと考えるなら、すでに項目が作成されているテンプレートを利用するのが近道です。
実際に使ってみて、もし不便な箇所があれば、自身の手で簡単に改変できるのもメリットです。

ここでは、備品管理に活用できるおすすめのエクセル無料テンプレートを5点、ご紹介いたします。

備品・ソフトウェア管理表

エクセルを提供するMicrosoftが作成したテンプレートで、社内備品やソフトウェアの情報を一括管理できます。
フィルタ機能を使って欲しい情報を検索することも可能。
会員登録などなしで、すぐにダウンロードできます。

備品管理表テンプレート

「Excelフリーソフト館」は、エクセルで作成したテンプレートを無料でダウンロードできるテンプレートサイトで、企業でも学校や団体、個人でも、誰でも無料で利用可能です。

「備品管理表テンプレート」は、Excelで作成された備品管理表のテンプレートで、カスタマイズも自由に行えます。

備品管理表・持ち出し表テンプレート

「ビズ研」は、登録不要で無料で使えるビジネステンプレートサイトです。
「備品管理表・持ち出し表テンプレート」は「備品管理表（備品管理台帳）」と「備品持ち出し表」のテンプレートで、PDF形式でも使えます。必要に応じて、項目・レイアウトを調整してください。

備品保管台帳

「無料テンプレート・Wordテンプレート・Excelテンプレートのテンプレート倉庫」は、家庭や学校、業務、自治会などで使える無料テンプレートを掲載しているサイトです。全て会員登録不要で無料ダウンロードでき、表形式のエクセルテンプレートのほか、文書形式のワードのテンプレートもダウンロードできます。

広告表示が多く、少しわかりにくいですが、テンプレートのタイトルをクリックすると、ダウンロードが開始されます。

保管場所別備品管理台帳(xlsx)009

「bizocean 書式の王様」は、700種類、3万点以上のテンプレートを取り揃えたテンプレートサイトです。無料でダウンロードできますが、会員登録が必要です。

「保管場所別備品管理台帳(xlsx)009」は、保管場所別に備品の効率的な在庫管理と補給を行うことを目的にした台帳です。

備品管理の目的～備品の在庫状況の把握～

社内で使用する備品には、デスクや椅子、キャビネットなどのオフィス家具、パソコンや電話、コピー機などの電子機器、封筒やボールペン、朱肉などの文具など、1つあたりの単価が高いものから安いもの、メンテナンスや更新が必要なものなど、さまざまな種類があります。それらの物が、どれだけの数量保有しているのかを把握し、場合によっては資産管理に役立てます。

また、PCなどの機密情報が入った物の紛失や不正持出しは備品の損失だけではなく、情報漏えいにつながる可能性があるため、徹底した管理が必要です。

エクセルで備品管理をするメリット

備品管理はエクセルを使って行うことができます。エクセルで備品管理をするメリットには、主に次の3つがあります。

コストがかからない

エクセルで備品管理を行うメリットのひとつに、コスト面があります。事務作業を要する企業のほとんどはエクセルを導入しています。そのため、コストをかけずに備品管理を行うことが可能です。

エクセルを新たにインストールするとしても、備品管理システムの導入・運用にかかる費用に比べれば大幅にコストを抑えられます。

インターネット上には管理台帳のテンプレートをダウンロードできるサイトもあるため、エクセルのスキルが高くない人でも管理台帳を作成できます。

紙と比べると管理しやすい

エクセルでの備品管理は、紙の備品管理台帳に比べて破損や紛失のリスクが低く、管理しやすい点もメリットです。

手書きの備品管理台帳は記入や計算に手間がかかるうえ、修正があった場合の書き直しにも時間がかかります。また、保管をする際も、破損や紛失がないようファイリングし、どこにいつの備品管理台帳が保管されているかを把握しておく必要があります。

エクセルで作成した備品管理台帳であれば、パソコン上でファイルを管理できるため、修正やバックアップも容易です。また、関数やマクロを使えば自動入力や自動計算も可能なため、業務を効率的に進めることができます。

一般的なPCスキルで扱える

エクセルによる備品管理は一般的なPCスキルがあれば扱えるため、従業員に技術的な負担をかけずに導入できます。

エクセルは日常業務で使用することが多いソフトです。エクセルで作成した備品管理台帳なら、高度なITスキルがなくても十分使いこなせるでしょう。

エクセルで備品管理をする限界

エクセルを使えば手軽にコストをかけずに備品管理できますが、次のようなデメリットもあります。

リアルタイムでの更新が難しい

エクセルはあくまで表計算ツールです。備品管理に特化したツールではないため、同時編集に限界があり、リアルタイム更新が難しいというデメリットがあります。

エクセルでも「ブック共有」を用いれば、複数の人が1つのエクセルを同時に編集することが可能です。しかし、ブック共有はさまざまな機能が制限されてしまうため、かえって不便になってしまう可能性もあります。

関数が複雑化する

関数やマクロを組み込むことでエクセルの備品管理台帳が効率的になります。

しかし、関数が複雑化してしまうと、担当者やエクセルのスキルが高い従業員にしか管理できなくなります。管理できる従業員が不在時に不具合が起きた際、業務に支障が出てしまう可能性があるため、関数やマクロ処理を組み込む際は注意が必要です。

人為的なミスが発生する

エクセルで備品管理を行う際に注意したいのが、人為的なミスによるデータの改変リスクです。備品データを更新する際、誤ってデータを上書きしてしまうケースは、決して珍しいミスではありません。

正確性を失った備品データは発注ミスなどトラブルの原因になるため、大幅な更新の前は必ずバックアップを取っておくなどのリスク管理が必要です。

動作が重くなる

備品の品目や数が多い場合は、エクセルのデータ量も膨大になります。

データが膨大になればその分動作が重くなり、PCのスペックによってはフリーズしてしまう場合もあります。処理待ちや再起動に時間がかかれば、業務全体が滞ってしまうでしょう。

備品管理をエクセルで行う前に注意すべきポイント

備品管理をエクセルで行う際は、次の3つに注意しましょう。

管理する備品の数

備品が少数であればエクセルの備品管理を不便に感じることは少ないでしょう。
しかし、備品の数が大量にある場合、エクセルでの備品管理にストレスを感じることが多くなり、適切な管理を行うことが難しくなってしまいます。

自社の備品の数を確認し、エクセルでの備品管理でも問題ないかどうかを検討することが大切です。

隠れたコスト

コストをできるだけ削減するためにエクセルで備品管理を行う場合は、コスト面とともに効率面についてもよく考慮する必要があります。

エクセルでの備品管理を導入したものの、データが膨大で備品の検索に時間がかかる、動作が重い、人的ミスが頻繁に起こるなどの理由で効率的に作業ができない場合、人的コストがかかってしまいます。人的コストは可視化しづらい費用のため、いつの間にかかさんでいるというケースが多いのが特徴です。これでは、備品管理にかかるコストを削減した意味がなくなってしまいます。

備品管理システムの導入も検討する

エクセルでの備品管理が難しい場合は、備品管理システムの購入を検討してみましょう。

導入・運用コストはかかりますが、膨大な備品データの一元管理が可能です。必要な備品の情報を迅速に確認できるうえ、エクセルでありがちな人為的なミスの防止にもつながります。

備品管理システム導入後の費用効果を考慮しつつ、自社にとって適切な備品管理についてよく検討することが大切です。

手軽で効率的な備品管理なら、TAGMATCHをお試しください。備品にICタグを貼り付けリーダーに読込・登録するだけで、備品の持出管理が可能です。また、ハンディリーダーを用いて短時間で備品の有無を確認できるため、棚卸時間を大幅に短縮でき、コスト削減につながります。

【まとめ】 備品管理を驚くほどカンタンに！

備品管理は社内の備品の過不足や使用状況を把握するために必要な管理です。
備品管理はエクセルでも可能ですが、多種多量の備品を抱えている企業の場合、エクセルでの管理には限界があります。

持出・返却管理システムのCABIMATCH・TAGMATCHなら、膨大な数の備品であっても簡単に一元管理できます。業務効率化を目指すなら、CABIMATCH・TAGMATCHをお試しください。