貸出管理が必要な理由とは？貸出管理の方法やコツを解説！物品管理

社内の備品を管理する貸出管理は、手間のかかる業務のひとつです。この貸出管理をしっかりと行わないと、備品の紛失や情報漏洩につながるため注意しましょう。

この記事では、貸出管理が必要な理由や具体的な方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

貸出管理とは？

貸出管理とは、備品の貸出・返却状況を把握する業務のことです。備品管理や物品管理とも呼ばれます。貸出管理を適切に行わなければ、備品の紛失につながってしまう可能性もあるため注意しなければなりません。

貸出管理の対象となる物品としては、パソコンやタブレット、作業着などが挙げられます。基本的には、会社から社員へ貸与するすべてのものを管理します。

備品管理は、総務課や庶務課といった部署が担当するケースが多いでしょう。小さな企業の場合は、担当者を決めて行う場合もあります。

貸出管理が必要な理由

貸出管理が必要な理由としては、業務を効率化する、備品を適切に購入する、セキュリティを強化するといったことが挙げられます。それぞれの理由について詳しくみていきましょう。

1. 業務を効率化するため

業務の効率化は、貸出管理が必要な大きな理由です。誰に貸し出しているのかをしっかりと把握しておかないと、物品を探すのに時間がかかってしまいます。

クライアントとの会議で使うような重要な物品の場合、信頼を失ってしまう可能性もあるため注意しましょう。

2. 備品を適切に確保するため

備品を適切に購入するためにも貸出管理は必要です。社内に備品がないから購入したものの、実は誰かが使っていたというケースもあります。

貸出管理を通して備品の個数や状態を把握しておかないと、無駄な費用が発生してしまう可能性もあります。

3. 使用状況を確認するため

貸出管理は、物品の使用状況を確認するためにも必要です。貸出管理を行っていないと、紛失したのか、古くなったから捨てたのか、社内の誰かが使っているのか、といった状況を正確に把握できません。

新たに購入するか・使っていないものを捨てるかどうかの判断もできないため、しっかりと使用状況を管理しておきましょう。

4. セキュリティを強化するため

貸出管理は、セキュリティを強化するうえでも重要です。とくにパソコンやタブレット、スマートフォンなどには個人情報や顧客情報といった重要なデータが多く保存されています。

紛失したり情報漏洩が発生したりすると、会社全体の信頼性が低下してしまうため、貸出管理を通して適正に管理しなければなりません。

貸出管理の方法

貸出管理を行うときは、管理台帳を作成したうえで、必要な情報を記録しておきましょう。ここでは、貸出管理の具体的な方法を解説します。

管理台帳を作成する

管理台帳とは、物品名や貸出日、貸し出している社員の氏名などを記録しておく書類のことです。物品に関するデータを一元管理しておくことで、効率よく情報を把握できます。

貸し出し状況に応じて物品を追加で購入したり、返却されていない物品について該当する社員へ問い合わせたりもできるでしょう。

管理台帳は紙ベースで作成することもできますが、情報の更新や検索に手間がかかってしまいます。貸出管理を効率化したい場合は、Excelや管理システムを活用するとよいでしょう。

貸出管理において把握しておくべき情報

管理台帳を作成したら、必要な情報を記載していきましょう。記載すべき主な項目は、以下のとおりです。

　● 物品名
　● 管理番号
　● 個数
　● 保管場所
　● 貸出日
　● 貸出先
　● 返却日
　● 状態
　● 登録日
　● 購入日

台帳に記載した管理番号を備品にも記載しておくと、管理がしやすいでしょう。パソコンやタブレットについては、購入日を記載しておけば、買い替えの時期を検討しやすくなります。

絶対的なルールはないため、会社の状況に合わせて項目を設定することが大切です。

貸出管理を行う際の3つのコツ

貸出管理を行うときは、管理のルールを決める、備品を分類・整理する、管理システムを活用するといったポイントを意識しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. 管理のルールを決める

貸出管理を行うときは、ルールを明確にしておくことが重要です。たとえば、備品を借りるときは必ず管理台帳に記入する、備品ごとに決められた期限までに返却するといったルールを設定しておきましょう。

決めたルールをマニュアルとしてまとめて、全社員へ周知しておくことも大切です。

備品を紛失したり壊したりしたときの対応方法についても決めておきましょう。報告先や対応する担当者などを決めておけば、トラブルをスムーズに解決できます。

2. 備品を分類・整理する

貸出管理を効率化したい場合は、備品を分類して整理しておきましょう。たとえば、ガムテープやハサミといった文房具類、タブレットやデジタルカメラといったデジタル機器類など、備品をカテゴリ分けしておくと効率よく管理できます。

備品をカテゴリごとに分類したら、バーコードやICタグを割り当てて管理する方法もあります。管理台帳に手書きで記入する必要がなく、専用端末で読み込むだけで備品の状況をタイムリーに把握できます。

貸出管理の手間を省きたいなら、便利なシステムを導入するのがおすすめです。CABIMATCH（キャビマッチ）なら、ICタグを貼り付けることで貸出管理ができるため、管理台帳への記録や棚卸しなどの業務を減らすことができます。専用の読み取り端末も不要なため、スマートに管理が行えます。

3. 管理システムを使用する

Excelを使って管理台帳を作成することも可能ですが、フォーマットを作るのに時間がかかってしまうケースもあります。同じファイルを共有しにくいこともExcelによる管理のデメリットです。

ただ、共有のしにくさは、クラウド上に保存する方法で解消できます。アクセス権限を持っていれば、どこからでもアクセスして確認できるため、管理も容易です。

管理システムを活用すれば、台帳を作成する手間はかかりません。貸出や返却を自動で管理できるシステムもあるため、うまく活用して業務を効率化しましょう。

貸出管理にはシステムの活用がおすすめ！

貸出管理を効率化したいなら、システムの導入を検討するのがおすすめです。ここでは、便利な貸出管理システムを2つピックアップして紹介します。

CABIMATCH

CABIMATCH（キャビマッチ）は、ICタグを使って備品を効率よく管理できるシステムです。ICタグを取り付けるだけで、備品の貸出状況を簡単に管理できます。

専用の棚を利用することで整理が楽になり、セキュリティ性も高まるでしょう。

TAGMATCH

TAGMATCH（タグマッチ）は、シンプルな機能で気軽に導入できる貸出管理システムです。備品にICタグを貼るだけで、簡単に利用できます。

ローコストで導入でき、オプションも充実しているため、自社に合わせた使い方ができるでしょう。

まとめ：便利なシステムを導入して貸出管理を効率化しよう

今回は、貸出管理が必要な理由や具体的な方法を紹介しました。貸出管理をしっかりと行うことで、業務を効率化でき、セキュリティ性を高められます。

パソコンやタブレットなどを紛失すると、重要なデータや個人情報が流出してしまう可能性もあるため注意しなければなりません。

貸出管理を効率化したい場合は、システムを導入するのがおすすめです。さまざまな管理システムがあるため、比較検討したうえで自社に合ったものを導入しましょう。