工具管理の基本とポイントや、おすすめのシステムを紹介物品管理

工具を扱う企業では、工具管理は安全性と業務効率化、どちらの面からも大切な業務です。しかし、紙やExcelで管理していると、間違いも多く手間もかかってしまいます。そこで、業務効率化を目指したいなら工具管理システムの導入がおすすめです。

本記事では、工具管理の基本と課題、おすすめのシステムを紹介します。

工具管理の必要性

機械加工などに用いる工具は、企業により使うものが大きく異なります。工具は種類が多く大小さまざまなものがあるため、置き忘れなどが発生しないよう、持ち出しや貸出の度に管理が必要です。

工具管理が重要な理由は、安全管理と業務効率化の2つの面があります。中でも安全管理はとくに重要です。

たとえば、航空業界なら小さなレンチでも紛失してしまった場合は、見つかるまで探します。小さな工具でも、その工具が原因で大事故に発展する恐れがあるためです。

また、工具管理を徹底していないと、何度も必要な工具を探したり、誤った工具を使ったりなど、業務効率の悪化にもつながります。ヒューマンエラーも起きやすくなるでしょう。

紛失する度、新しいものを購入していてはコストの悪化にもつながります。

以上の理由から、工具を扱う企業や工場では、工具管理を徹底する必要があります。

工具管理の課題

工具管理は重要な仕事とはいえ、紙やExcelの台帳で管理していると間違いが多くなってしまい、現場と管理者の双方に負担がかかります。工具管理の課題を解説します。

管理業務が多く手間がかかる

現場では工具を頻繁に動かすため、管理の手間がかかる点が課題です。工具の持ち出し時や返却時など、使う度にExcelなどに記入するのは、本来の作業を中断されるようで面倒に感じることが多いでしょう。
急いでいるときは、記録が後回しになる恐れもあります。

台帳を用意しても記入ミスが多い

紙やExcelなどで工具を管理していると、せっかく管理台帳を用意しても、記入漏れやミスが発生しやすく正確な情報を把握できない点も課題です。間違いがある度に、工具の現物を確認し台帳の訂正が必要になります。

台帳自体が間違っていれば返却漏れにも気が付かず、紛失した個数も把握できないため探すのも難しくなります。
また、リアルタイムの持ち出し情報が確認できないため、作業中の工具の所在を把握できません。

工具管理の基本とポイント

工具管理では保管場所の決定や台帳での記録など、以下の基本ポイントを押さえることが大切です。それぞれ、詳しく解説します。

　1. 工具の保管場所を決定する
　2. 管理台帳を作る
　3. 工具に管理ラベルを貼る
　4. 管理ルールを定める
　5. 管理責任者を設置する
　6. 定期的に棚卸しを行う

1. 工具の保管場所を決定する

まずは工具の保管場所を決めましょう。工具箱を使っているときは、箱の中にそれぞれの工具の収納場所を決めておきます。

また、一度保管場所を決定したら、徹底して守ることが大切です。場所が定まれば使った後の工具を戻す作業が楽になり、適当な場所に放置されるリスクも軽減できます。

新しい工具は、事前に保管場所を決定してから購入しましょう。

2. 管理台帳を作る

管理台帳とは社内の全工具情報をまとめた書類のことです。もし、ない場合は先に作成しましょう。

管理台帳に必要な代表的な項目は以下のとおりです。

　● 工具名
　● 管理番号
　● 保管場所
　● 使用日
　● 使用者
　● 返却日
　● 購入日
　● 棚卸記録

Excelであれば1行に1つずつ工具を入れ、項目は列にして管理します。
なお、管理台帳自体の管理も必要なため、責任者を設定しデータを最新の状態に保つようにします。

3. 工具に管理ラベルを貼る

工具一つひとつに管理番号の書かれたラベルを貼ります。同じ工具が複数あれば目視で見分けることは困難なため、ラベル付けにより管理します。

また、管理台帳の管理番号や識別番号を記載すれば、どこに工具があるか照らし合わせた確認が可能です。使うチームや工具のカテゴリ別にラベルを色分けすれば、可視性が高まり使いやすくなります。

4. 管理ルールを定める

工具の持ち出しや返却、保管場所、管理台帳のインプット方法など、工具管理のルールを定め、書類などにまとめましょう。ルールが定まったら、工具を利用する全社員に周知し、徹底を促します。

なお、作成したルールブックは社員全員に配付したり、見やすい場所に掲示したりして、いつでも確認できるようにしましょう。

5. 管理責任者を設置する

工具管理を徹底するためにも、工具管理の責任者を設置し責任の所在を明確にしましょう。責任者がいなければ、保管場所が乱れたり、ルールを守らない社員が出たりする恐れもあります。

工具の紛失が大事故につながるような工場では、管理責任者の管理精度を人事評価の項目に盛り込むことも効果的です。

6. 定期的に棚卸しを行う

工具の保管場所やルールが決まった後は、定期的な棚卸を行い、整理整頓・紛失防止を徹底しましょう。棚卸の頻度は工具の出し入れが頻繁であれば毎日、少なくとも1ヵ月に1度は実施することをおすすめします。

工具の種類が少なく、出し入れ回数もほとんどないのであれば、半年に1度や年に1度でも問題ないでしょう。

工具管理におすすめのシステム

工具管理を手作業で行うと、手間がかかるだけでなく間違いの原因にもなります。管理業務を効率化したいなら、ICタグを使った工具管理システムの導入がおすすめです。2つのシステムを紹介します。

TAGMATCH（タグマッチ）

持出・返却管理システムのタグマッチなら、ICタグで、だれが・いつ・なにを持ち出したかリアルタイムで確認できます。管理したい物品にICタグを付けるだけなので、工具はもちろん、社内スマートフォンや、鍵、台車、脚立などの管理も可能です。

オプション機能も複数あり、ハンディ―リーダーを使えば、かざすだけでICタグを検知し、棚卸を簡単にできます。また、不正持出検知機能を通行エリアに設置すれば、返却せずに自宅に持ち帰るなどのトラブルも事前に防ぐことが可能です。

大量・多品種の工具を使う企業の管理業務効率化に役立ちます。

CABIMATCH（キャビマッチ）

キャビマッチは、管理したい物品にICタグを貼り、専用のキャビネットに入れて保管することで、中のものの持出履歴を自動で記録できるシステムです。いつ・だれが・なにを持ち出し・返却したか、リアルタイムで履歴を確認できます。

さらに、専用キャビネットは施錠でき、登録者しか解除できないので部外者の持ち出しリスクの軽減も可能です。セキュリティ管理が必要な高額工具を管理したいときにおすすめです。

【まとめ】工具管理はシステムを導入して効率化しよう！

工具管理は安全管理と業務効率化のためにも大切な仕事です。しかし、工具の種類が多く、量が多いほど作業が煩雑化します。

また、紙やExcel管理は間違いが多く、リアルタイムで所在を確認できない点も課題です。

工具管理の業務を効率化したいなら、ICタグと連動できるシステムの導入がおすすめです。データで一元管理すれば、出し入れの記録も棚卸も簡単になります。

工具管理はシステムを導入して効率化しましょう。